Cyfryzacja procesów BHP: oszczędności i bariery prawne

Choć w działach kadr i administracji standardy elektronicznego obiegu dokumentów są już powszechne, w obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy transformacja cyfrowa wciąż napotyka na opór regulacyjny i mentalny. Tymczasem najnowsze analizy ILO oraz EU-OSHA jednoznacznie wskazują, że technologie chmurowe i sztuczna inteligencja stają się koniecznością operacyjną, a nie jedynie technologicznym trendem. Jak w praktyce przebiega cyfryzacja procesów BHP w środowisku administracyjno-biurowym i przed jakimi wyzwaniami stają specjaliści?

Czytaj także: Profilaktyka zdrowotna pracowników. Nowoczesne BHP w biurze

Efektywniejsze gromadzenie danych, sprawny nadzór nad procedurami oraz płynna komunikacja z organami inspekcji pracy – to główne korzyści z digitalizacji BHP wymieniane w raportach unijnych. Jednak dla osób zarządzających bezpieczeństwem w firmach kluczowe znaczenie ma praktyczne wdrożenie. Wyniki sesji eksperckiej poświęconej nowoczesnemu BHP są jednoznaczne: cyfryzacja nie jest już wyłącznie domeną działów IT. Dziś to narzędzie, które generuje realne oszczędności i skutecznie redukuje ryzyko operacyjne.

Rozwiązania, które sprawdziły się w firmach

Uczestnicy branżowych warsztatów wyselekcjonowali szereg wdrożeń, które przyniosły natychmiastową poprawę efektywności procesów. Kluczowym obszarem okazała się eliminacja dokumentacji papierowej w kartach szkoleń okresowych. Wdrożenie obiegów opartych na kodach kreskowych (barcode) pozwoliło na rezygnację z fizycznej archiwizacji oraz umożliwiło monitorowanie ważności szkoleń w czasie rzeczywistym.

Istotne usprawnienie odnotowano również w digitalizacji procesów powypadkowych. Zastąpienie tradycyjnych formularzy systemem cyfrowym objęło pełną ścieżkę – od zgłoszenia, przez dochodzenie, aż po rejestr. Rozwiązanie to znacząco ograniczyło ryzyko błędu ludzkiego i przyspieszyło analizę przyczyn. Wśród wysoko ocenionych wdrożeń znalazły się także:

• Portfele pracownicze z modułem elektronicznego wnioskowania o pracę zdalną,
• Elektroniczne księgi zaleceń i skarg dla Społecznych Inspektorów Pracy, zapewniające stały dostęp do dokumentacji z dowolnej lokalizacji,
• Sztuczna inteligencja (np. Copilot), wspierająca specjalistów BHP w codziennym przetwarzaniu dokumentów i analizie przepisów.

Główne bariery: Uwarunkowania prawne, koszty i RODO

Mimo udokumentowanych sukcesów, pełna transformacja cyfrowa natrafia na istotne przeszkody. Za największy czynnik spowalniający zmiany eksperci uznali luki w regulacjach prawnych. Brak jednoznacznych przepisów sankcjonujących prowadzenie pełnej dokumentacji BHP wyłącznie w formie cyfrowej budzi niepewność prawną przy wdrożeniach.

Sytuację komplikują dodatkowe czynniki:

• Koszty podpisu kwalifikowanego: Stanowią istotny próg finansowy przy masowym przechodzeniu na e-dokumentację.
• Deficyt zasobów: Ograniczone budżety, napięte harmonogramy oraz brak odpowiednich kompetencji cyfrowych w zespołach.
• Wyzwania prawne i społeczne: Przetwarzanie danych wypadkowych i zdrowotnych wymaga rygorystycznego zachowania zasad RODO, a wdrażanie cyfrowych narzędzi wymaga prowadzenia transparentnego dialogu ze związkami zawodowymi.

Klucz do sukcesu i postulowane zmiany w prawie

Aby cyfryzacja nie stała się wyłącznie kosztowną inwestycją bez zwrotu, eksperci zalecają likwidację tzw. silosów informacyjnych poprzez integrację systemów BHP z danymi kadrowymi. Prawidłowo zintegrowana analityka danych i sztuczna inteligencja pozwalają na wyciąganie konstruktywnych wniosków, identyfikację trendów wypadkowych i skuteczną profilaktykę.

Aby jednak branża mogła w pełni wykorzystać potencjał nowych technologii, eksperci sformułowali cztery kluczowe postulaty legislacyjne:

1. Pełne zrównanie prawne dokumentacji elektronicznej BHP z dokumentacją papierową.
2. Uproszczenie procedur i obniżenie kosztów stosowania podpisu elektronicznego.
3. Jasne ramy wykorzystania AI w obszarze BHP z naciskiem na transparentność algorytmów.
4. Jednolite standardy integracji danych kadrowych i BHP przy pełnym poszanowaniu RODO.

Komentarz eksperta

Michał Kowalski, BNP Paribas:

Warsztaty, prowadzone jeszcze przed ogłoszeniem nowelizacji przepisów ułatwiających składanie dokumentów w formie elektronicznej, pozwoliły na cenną wymianę doświadczeń wokół luki w obowiązujących regulacjach.

Dyskusja jasno pokazała, że digitalizacja i optymalizacja procesów BHP to właściwy kierunek. Nie tylko ułatwiają one zarządzanie ryzykiem, precyzyjną analitykę czy podnoszenie efektywności szkoleń, ale przede wszystkim udowadniają, że BHP może być nowoczesnym, wspierającym biznes systemem, który przynosi firmie realne oszczędności.

Może Cię również zainteresować: Wypadki w kopalniach 2021–2025. Raport i analizy WUG

Źródło: ERSTE