Sztuka zarządzania grupą – komunikacja i motywacja – cz. II

W poprawnej komunikacji ważne jest również wydawanie poleceń. Wydawanie poleceń wiąże się z zależnością i podrzędnością służbową osób. Przy formułowaniu poleceń należałoby kierować się następującymi zasadami: 

1. Pamiętaj o partnerstwie – fakt, że drugi człowiek wykonuje Twoje polecenia, jest wynikiem kontraktu i niczego więcej. Pracownik też ma swoje prawa i należy je respektować.
2. Masz prawo do wydawania poleceń – niektórzy szefowie mają problem z wydawaniem poleceń służbowych i uznaniem prawa do samodzielnych decyzji.

Poprawne polecenie powinno zawierać następujące elementy:

1. Kto wydaje polecenie?
2. Komu?
3. Czego konkretnie dotyczy polecenie?
4. W jakim terminie ma być wykonane?

Dyskusja moderowana

Komunikacja tą metodą służy wspólnej pracy nad problemem, który aktualnie angażuje organizację. Cel dyskusji – analiza problemu, jego przyczyn, głównych trudności, które w związku z nim powstają oraz wspólne wypracowanie satysfakcjonujących rozwiązań. Łatwiej jest wdrożyć zaproponowane rozwiązania i nowe pomysły działań, jeśli zostały one wypracowane przez całą grupę. Warto wykorzystać ją zwłaszcza wtedy, gdy potrzebne jest wypracowanie satysfakcjonującego dla wszystkich stron rozwiązania trudnej sytuacji. Moderator nie musi być ekspertem w zakresie tematu dyskusji. Jego zadaniem jest słuchanie i zadawanie pytań otwartych, które będą pomagały eksplorować problem i wspólnie wypracowywać optymalne rozwiązanie. Poprzez pytania moderator aktywizuje grupę do wymiany myśli i ujawniania stanowisk.

Korzyści ze stosowania dyskusji moderowanej w organizacji:

1. Ujawnienie różnych punktów widzenia.
2. Możliwość zaprezentowania swojego stanowiska przez każdą z zainteresowanych stron.
3. Rozwijanie umiejętności prezentowania własnego stanowiska językiem korzyści.
4. Ujawnienie się kwestii spornych i konfliktów w grupie.
5. Wymiana doświadczeń i dzielenie się nimi.
6. Uzupełnienie wiedzy poprzez uczenie się od siebie nawzajem.
7. Rozwijanie sprawności komunikowania się z innymi.
8. Ćwiczenie poprawności formułowania argumentów, jasnego precyzowania swoich poglądów, zadawania pytań.
9. Możliwość poznawania się nawzajem uczestników dyskusji.
10. Rozwijanie umiejętności określania, analizowania i rozwiązywania problemów.

Dzięki tej formie dyskusji umiejętności, wiedza i kreatywność wszystkich członków grupy są wykorzystywane podczas spotkania. Wszyscy mogą brać aktywny udział w procesie rozwiązywania problemu. W ten sposób wzrasta prawdopodobieństwo zadowolenia z wypracowanego rozwiązania, a później jego wdrożenia. Uczestnicy grup zadaniowych mają szansę nauczyć się nowego sposobu rozwiązywania problemów i wykorzystać go w przyszłości w innych sytuacjach. Warto pamiętać, że ta forma pracy angażuje emocje uczestników, ujawniając ważne dla nich problemy i postawy z nimi związane.

W dyskusji stosuje się pytania otwarte, na które nie ma prawidłowych czy błędnych odpowiedzi (np. Jakie są możliwe rozwiązania tego problemu? Co, twoim zdaniem, należałoby poprawić?). Pobudzać wymianę opinii mogą także pytania porównawcze, zmierzające do poznania podobieństw i różnic (np. Czym różnią się zaprezentowane przed chwilą rozwiązania?).

Asertywność w pracy grupowej

Asertywność dotyczy czterech płaszczyzn:

• Jako zachowanie – kontrolowanie siebie, wskazujące na uporządkowanie i spójność myślenia, komunikacji i zachowań.
• Asertywność budująca pewność siebie i samoocenę – proces osiągania satysfakcji z tego, kim się jest, i stawania się swoim najlepszym przyjacielem.
• Jako sposób komunikowania się z ludźmi – jasne, proste wypowiadanie się poparte faktami, uważne słuchanie rozmówcy, dzielenie się emocjami.
• Asertywność jako sposób samorealizacji – świadomość odpowiedzi na pytania: Co jest moim celem? Co jest największą wartością w moim życiu? Czego chcę? Co jest dla mnie ważne? Ku czemu zmierzam?

Istotne i niezbędne jest, by wyrazić swoje pragnienia, potrzeby, cele i granice – inaczej grupa będzie kierowała wyborami jednostki. W grupie, w której wypracowane są zachowania asertywne, każdy uczestnik ma prawo do tego, by:

• Prosić o to, czego chce – ale nie wymagać tego.
• Mieć swoje zdanie i je wyrażać.
• Krytycznie wyrażać się na temat zachowania innych osób w grupie.
• Postępować nielogicznie i nie uzasadniać tego.
• Podejmować decyzje i przyjmować ich skutki.
• Wybierać, czy chce się angażować w problemy innych ludzi.
• Nie wiedzieć, nie znać, nie rozumieć;
• Popełniać błędy.
• Odnosić sukcesy.
• Zmieniać zdanie.
• Mieć swoją prywatność.
• Mieć przestrzeń do samotności i niezależności.
• Zmieniać się i korzystać ze swoich praw.

Tylko takie rozumienie wspólnego funkcjonowania daje szansę pracy w grupie, w której uczestnicy czują zrozumienie i wsparcie ze strony innych. Dzięki temu mają motywację do dalszego uczestnictwa w grupie i chętnie angażują się w to, by osiągała ona coraz lepsze wyniki.

Ważne!

W dyskusji stosuje się pytania otwarte, na które nie ma prawidłowych czy błędnych odpowiedzi (np. Jakie są możliwe rozwiązania tego problemu? Co, twoim zdaniem, należałoby poprawić ?). 

Pobudzać wymianę opinii mogą także pytania porównawcze, zmierzające do poznania podobieństw i różnic (np. Czym różnią się zaprezentowane przed chwilą rozwiązania?)

Galeria

Zobacz więcej