Sztuka zarządzania grupą – komunikacja i motywacja – cz. II

Pracownicy oczekują, że współpraca w grupie będzie się dla nich wiązała z maksymalnym nagradzaniem i jednocześnie będzie minimalnie kosztowna. Ludzie starają się ocenić, co mogą dostać od grupy i czego będzie ona oczekiwać w zamian. Oczekiwania są powiązane z motywacją do uczestnictwa w grupie i do wkładania wysiłku w działania. Chęci takie można powiązać z teorią motywacji Vrooma. Źródeł tej teorii motywacji do działania można doszukiwać się w koncepcjach hedonizmu i utylitaryzmu. Według Vrooma motywacja do pracy jest funkcją pożądanych przez jednostkę rezultatów działania oraz oczekiwań, że rezultaty te zostaną osiągnięte.

Przeczytaj także pierwszą część: Sztuka zarządzania grupą – konflikty i współpraca. Cz. I

Zaangażowanie jednostki w działania w grupie bierze się z chęci osiągnięcia indywidualnego sukcesu w danym zespole. Na poziom motywacji mają wpływ czynniki zewnętrzne, interaktywne oraz wewnętrzne. Do zewnętrznych zaliczamy: władzę, współpracowników oraz system kar i nagród. Przykładem czynników interaktywnych jest możliwość rywalizacji, z kolei wewnętrznych – oczekiwanie sukcesu. 

Każdy wynik działania ma dla jednostki pewną wartość; jest to emocjonalna reakcja, która może być dodatnia (wynik działania jest atrakcyjny), ujemna (wynik działania jest nieatrakcyjny) lub zerowa (jednostka pozostaje obojętna wobec osiągniętego wyniku). Z oczekiwaniem sukcesu powiązane jest poczucie własnych kompetencji. Oczekiwanie, że pewne działanie przyniesie pożądane wyniki ma niewielkie znaczenie, jeśli jednostka jest jednocześnie przekonana, że nie potrafi wykonać tego działania

Sztuka wyznaczania celów grupy

Osiąganie celów motywuje zarówno do rozwoju w danej grupie, jak i do pozostania w niej. Poczucie własnej skuteczności wynikającej z realizacji ambitnych celów staje się motorem nie tylko do działania, ale i współdziałania. Teoria wysokiego poziomu wykonania zadań jest dobrym przykładem teorii procesów motywowania, łączącym pojęcia motywacji i satysfakcji z pracy w grupie. Zakłada ona, że na poziom wykonania zadania wpływają wyznaczone cele. Muszą one spełniać określone kryteria, aby ich realizacja mogła być efektywna. Cel musi być ambitny, a zarazem osiągalny, czyli jego poziom trudności nie może przekraczać umiejętności jednostki. Istotny jest fakt, że wraz z poczuciem sprawstwa wzrasta zaangażowanie w realizację zadania. Ważnym czynnikiem jest więc informacja zwrotna o poziomie i jakości wykonania zadania.

Jeżeli człowiek ma poczucie sukcesu wynikającego z jego potencjału i zdolności, to rośnie jego poczucie sprawstwa, co przekłada się na motywację do dalszego działania lub do podejmowania nowych działań w grupie. W ten sposób może dostosowywać metody działania do aktualnych zadań stawianych przed nim. Efektywność sprzyja realizacji celów, co z kolei daje poczucie satysfakcji. Zaspokajanie potrzeby samorealizacji napędza mechanizm motywacyjny, co powoduje chęć podejmowania kolejnych wyzwań w danej grupie – a co za tym idzie – chęć uczestnictwa w realizowanych przez nią zadaniach.

Przydatnym sposobem formułowania celu działania grupy są zasady wyrażone w akronimie SMART – od tworzących go angielskich słów:

• Simple (prosty) – jednoznacznie sformułowany tak, by jego rozumienie było oczywiste dla wszystkich uczestników grupy; niepozostawiający możliwości dowolnej interpretacji. Dobrze sformułowany cel oznacza to, że łatwo nam go sobie wyobrazić i zmierzyć. Ułatwi dalszą pracę nad kolejnymi aspektami zgodnie z formułą S.M.A.R.T. i pozwoli oprzeć go na konkretnych liczbach i wielkościach. Tak, aby można było śledzić postępy jego realizacji.
• Measurable (mierzalny) – dobrze byłoby, gdyby cel udało się zmierzyć za pomocą wskaźników liczbowych. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie stanu liczbowo, należy użyć jakiegoś wskaźnika, który umożliwi wyrażenie stopnia realizacji danego celu. 
• Achievable (osiągalny) – bardzo ważne, aby osoby, które chcą osiągnąć dany cel, miały możliwość uzyskania niezbędnych zasobów potrzebnych do jego realizacji. Zasobami potrzebnymi do realizacji celu mogą być np.: pieniądze, czas, materiały, ludzie, umiejętności, wiedza, motywacja oraz nasza samoocena. Według teorii motywacji tylko możliwy do osiągnięcia cel mobilizuje do działania; zbyt ambitny cel może demotywować już na etapie rozpoczynania działania, ponieważ zaburza wiarę w sukces. 
• Relevant (istotny) – przede wszystkim cel musi być ważny dla uczestników, stanowić wyraźną wartość dla tych, którzy będą go realizować, jednocześnie powinien stanowić wyzwanie, które będzie wyraźnym krokiem naprzód w rozwoju dla uczestników i grupy. 
• – Timely defined (określony w czasie) – przy formułowaniu celu nie może zabraknąć ostatecznego terminu jego osiągnięcia. Dzięki temu postawiony sobie cel zwiększa mobilizację do działania oraz jest to warunek do skutecznego monitorowania (wiedząc, ile zostało czasu do realizacji, można ewentualnie podjąć działania korygujące). Perspektywa czasowa daje szansę rozłożenia sił i optymalnego wykorzystania potencjału do osiągnięcia ambitnego celu.

Galeria

Zobacz więcej