Odpoczynek rzecz święta? Urlopy wypoczynkowe od A do Z

Czytaj także: Inspektorzy pracy na straży ustawowych stawek płac

Konsekwencje samowolnego wykorzystania urlopu przez pracownika

Analiza orzecznictwa Sądu Najwyższego potwierdza ten wniosek. W wyroku z 16 grudnia 2008 r., I PK 88/08, czytamy, że prawo do urlopu i wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym nie może być realizowane w sposób dowolny bez uzgodnienia z pracodawcą. W uzasadnieniu Sąd Najwyższy stanął na stanowisku, iż pracownik powinien złożyć wniosek urlopowy odpowiednio wcześniej, aby pracodawca mógł się należycie przygotować do jego nieobecności.

Złożenie wniosku nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia urlopu, skoro nie może on sam sobie udzielić urlopu. Pracownik, który samowolnie opuszcza pracę, nie czekając na rozpoznanie jego wniosku urlopowego, narusza poważnie umowę o pracę, co uzasadnia niezwłoczne rozwiązanie umowy przez pracodawcę. Samowolne udanie się na urlop (także w okresie wypowiedzenia) może być uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Także rozpoczęcie przez pracownika urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów, jedynie po zawiadomieniu pracodawcy o tym, bez oczekiwania na decyzję o udzieleniu mu urlopu, stanowi przykład nieusprawiedliwionej nieobecności, która uzasadnia zastosowanie przez pracodawcę trybu rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. Sąd Najwyższy odwołał się w cytowanym wyroku do wcześniejszych orzeczeń, tj. do wyroku z 17 grudnia 1980 r., I PRN 136/80, oraz do wyroku z 3 kwietnia 2001 r., I PKN 587/00. Jest to zatem ugruntowana linia orzecznicza.

Aktualizacja stanowiska Sądu Najwyższego

Co prawda w najnowszym wyroku z 12 lipca 2023 r., II PSKP 48/22, Sąd Najwyższy zliberalizował swoje wcześniejsze podejście i stwierdził, iż niezłożenie przez pracownika odrębnego wniosku urlopowego lub złożenie go w niewłaściwej formie nie wypełnia przesłanki rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia przez pracownika jego podstawowych obowiązków, jednak do tego orzeczenia należy podejść z dużą ostrożnością, gdyż zapadło ono na tle nietypowego stanu faktycznego – dotyczyło sytuacji mającej miejsce w czasie trwania pandemii. Co więcej, Sąd Najwyższy dopatrzył się zwyczaju zakładowego polegającego na tym, iż pracownicy składali wnioski o urlop, które były następczo zatwierdzane i nie zdarzało się, aby komuś tego urlopu odmawiano. Gdy zaś postanowiono ten zwyczaj zmienić i całą procedurę sformalizować, to – zdaniem Sądu Najwyższego – nie weszła ona w życie, gdyż nie zapoznano z nią właściwie pracowników.

Plan urlopów jest wiążący w tym sensie, że urlop powinien być wykorzystany w terminie wskazanym w tym planie. Dopuszczalne jest jednak jego przesunięcie na podstawie zgodnych ustaleń pracodawcy i pracownika. Możliwe jest również przesunięcie urlopu lub odwołanie z urlopu przez pracodawcę w sposób jednostronny w sytuacjach wskazanych w przepisach, o czym mowa dalej.

Zobacz także: K. Skorek: Dobry inspektor to lider

Ustalenia stron

Jeżeli pracodawca nie ustala planu urlopów, to udziela on urlopu wypoczynkowego w porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1¹ k.p.). Przedstawiciele doktryny wskazują, że te indywidualne ustalenia należy uznać za wiążące⁸. Trzeba jednak pamiętać, że wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego nie jest wiążący dla pracodawcy. Potwierdza to przywołany już wyrok Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r., I PKN 590/00. Przy czym pracownik nie może sobie samowolnie udzielić urlopu wypoczynkowego, co potwierdzają wyroki Sądu Najwyższego z 13 maja 1998 r., I PKN 99/98, oraz z 12 sierpnia 2004 r., III PK 32/04.

Skutki odwołania lub przesunięcia

Jeżeli okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu wymagają obecności pracownika w zakładzie pracy, pracodawca może odwołać go z urlopu na podstawie art. 167 § 1 k.p. Przepis ten stanowi wyłom od zasady nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego wyrażonej w art. 152 § 1 k.p., co przemawia za jego ścisłą interpretacją. Co więcej, przywołany przepis otwiera drogę do wezwania pracownika do pracy zarówno wtedy, gdy spędza wakacje w kraju, jak i poza jego granicami.

Zwrot kosztów urlopu

Pojawia się wtedy problem poniesionych przez pracownika i jego rodzinę kosztów. Kwestię tę reguluje art. 167 § 2 k.p., zgodnie z którym pracodawca ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. W doktrynie prawniczej wskazuje się, że są to niepodlegające zwrotowi koszty pobytu w hotelu, ośrodku wczasowym czy kwaterze prywatnej oraz koszty podróży powrotnej z miejsca pobytu do miejsca pracy. Za szkodę mogą zostać uznane także bezpośrednie koszty niewykorzystania urlopu przez rodzinę pracownika – jeżeli w wyniku decyzji pracodawcy została ona zmuszona do przerwania wypoczynku⁹.

Zaleca się, aby pracownik zachował potwierdzenie poniesionych kosztów. Panuje bowiem powszechna zgodność co do tego, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika dokonywany jest w oparciu o dokumenty. Jeżeli pracownik nie rozpoczął jeszcze urlopu wypoczynkowego, pracodawca ma możliwość przesunąć jego termin w oparciu o art. 164 § 2 k.p., tj. z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Na tle tego przepisu może wystąpić problem ewentualnego zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika, związanych z wcześniejszym kupnem wycieczki, biletów lotniczych czy wniesieniem zadatku za pobyt w hotelu. W tej kwestii panuje zgoda w doktrynie prawniczej, że stosuje się tutaj – w drodze analogii – przedstawiony wcześniej art. 167 § 2 k.p. Oznacza to, że pracownik ma prawo żądać zwrotu poniesionych, udokumentowanych kosztów związanych z zaplanowanym wypoczynkiem¹⁰. Okazać się więc może, że odwołując pracownika z urlopu pracodawca narazi się na znaczne koszty.

Procedury w firmie

Aby zapobiec pochopnemu odwoływaniu pracowników z urlopu, praktycy prawa pracy rekomendują wprowadzanie odpowiednich postanowień w regulaminie pracy, uzależniających odwołanie pracownika z urlopu od decyzji dyrektora działu HR czy zarządu spółki¹¹. Możliwe jest również przesunięcie wcześniej zaplanowanego urlopu pracownika na jego wniosek, co dopuszcza art. 164 § 1 k.p. Konieczny jest jednak wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Jako ważne przyczyny doktryna prawnicza wskazuje: chorobę członka rodziny pracownika, konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad dzieckiem bądź nieuzyskanie przez współmałżonka urlopu w terminie urlopu wypoczynkowego wskazanym przez pracownika – tym samym niemożność wykorzystania wczasów rodzinnych¹².

Urlop po macierzyńskim i rodzicielskim – szczególne uprawnienia pracowników

Niektórym pracownikom pracodawca nie może odmówić urlopu w określonych okolicznościach – są to pracownice wnioskujące o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Artykuł 163 § 3 k.p. stanowi bowiem, że na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim.

W praktyce urlop ten jest udzielany po urlopie rodzicielskim, który był bezpośrednio poprzedzony urlopem macierzyńskim. Do odpowiedniego stosowania tego przepisu do urlopu wypoczynkowego po urlopie rodzicielskim odsyła art. 182^1g k.p. Zastosowanie przez ustawodawcę kategorycznego zwrotu „udziela się” oznacza, iż pracodawca nie może odmówić udzielenia tego urlopu. Powyższy wniosek potwierdza orzecznicznictwo Sądu Najwyższego (przywołany już wyrok SN z 20 sierpnia 2001 r., I PKN 590/00). Wydaje się, iż nie ma przeszkód, aby we wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego po urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim poprzedzonym urlopem macierzyńskim pracownica wskazała, iż zamierza wykorzystać cały urlop zaległy i cały urlop przysługujący w danym roku kalendarzowym. W orzecznictwie Sądu Najwyższego urlop wypoczynkowy po urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim poprzedzonym macierzyńskim traktowany jest jako uprawnienie związane z rodzicielstwem, urlop ten przedłuża bowiem pracownicy czas spędzany z małym dzieckiem (wyrok z 24 kwietnia 2019 r., II PK 343/17, wydany na podstawie nieobowiązującego przepisu, którego teza jest aktualna).

Niezakłócony wypoczynek

Urlop wypoczynkowy powinien co do zasady przebiegać w sposób niezakłócony. Tylko wtedy pracownik ma realną możliwość zregenerować siły. Choć obecnie w polskim prawie pracy – mimo licznych postulatów – nie ma tzw. prawa do odłączenia, czyli do pozostawienia pracownika w spokoju poza pracą. Sąd Najwyższy w wyroku z 8 marca 2017 r., II PK 26/16, doszedł do wniosku, że pracownik nie jest zobowiązany do codziennego sprawdzania poczty elektronicznej w trakcie trwania urlopu wypoczynkowego. Sąd Najwyższy za nieprawidłową uznał także sytuację, w której pracownik najpierw świadczy pracę, a następnie po kilku godzinach wnioskuje o urlop. Takie stanowisko zostało wyrażone w wyroku z 7 lutego 2008 r., (II PK 162/07).

Wolne na żądanie

Kwestią niezwykle istotną dla pracowników jest często możliwość skorzystania z urlopu „na żądanie”, przewidziana w art. 167² k.p. Przepis ten stanowi, że chęć skorzystania z tego urlopu pracownik powinien zgłosić pracodawcy najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

W wyroku z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06, Sąd Najwyższy doprecyzował, iż zgłoszenie dotyczące urlopu „na żądanie”. Zgodnie z orzeczeniem zgłoszenie takiego urlopu może nastąpić najpóźniej przed godziną rozpoczęcia pracy w danym dniu. Stanął też na stanowisku, że pracownik nie ma obowiązku podawać powodu swojej nieobecności. Zgodnie z wyrokiem z 26 czerwca 2005, (II PK 197/04). Musi jednak pamiętać, że pracodawca – tak jak w przypadku zwykłego urlopu wypoczynkowego – może nie udzielić urlopu. Tak wskazuje cytowany wyrok SN z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06. Jednak odmowa pracodawcy jest w tym przypadku trudniejsza – pracodawca jest zobowiązany ją uzasadnić, co oznacza, że nie może działać arbitralnie. Z tego orzeczenia wynika zatem, że odmowa udzielenia urlopu na żądanie powinna następować tylko w sytuacjach wyjątkowych. (wyrok SN z 7 listopada 2013 r., SNO 29/13)

Pensja za urlop

Pracownikowi przebywającemu na urlopie wypoczynkowym przysługuje takie samo wynagrodzenie, jakby pracował (art. 172 k.p.). Zasady obliczania wynagrodzenia urlopowego reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. Dotyczy ono szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Z tekstu tego rozporządzenia wynika, że składniki stałe wynagrodzenia – takie jak wynagrodzenie zasadnicze, dodatek stażowy czy dodatek za pracę w szkodliwych warunkach – przysługujące za miesiąc, w którym przypadał urlop. Są one wypłacane pracownikowi w zwykłym terminie wypłaty. Natomiast ze składników zmiennych, takich jak wynagrodzenie za pracę nadliczbową, w nocy, dyżur czy premie, które nie mają charakteru uznaniowego, wylicza się wynagrodzenie w wysokości średniej z 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu. Wyliczenie odbywa się według algorytmu wskazanego w rozporządzeniu.

Katarzyna Zawadzka,

referent prawny,

Główny Inspektorat Pracy, Państwowa Inspekcja Pracy

Może Cię także zainteresować: Polacy przestają bać się, że AI zabierze im pracę. Prawdziwym wyzwaniem stają się koszty i dane

Przypisy:

1. Ł. Pisarczyk (w:) L. Florek (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. VII.
2. „Dziennik Gazeta Prawna”, Dodatek Kadry i Płace, 27 października 2016 r., nr 209.
3. A. Kosut (w:) K. W. Baran (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94- 304(5), wyd. VI.
4. K. Jaśkowski (w:) K. Jaśkowski, E. Maniewska, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy.
5. K. Rączka (w:) Z. Salwa (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IX.
6. K. Rączka (w:) M. Gersdorf i in., Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV.
7. K. Rączka (w:) M. Gersdorf i in., Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV; K. Rączka (w:) Z. Salwa (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IX.
8. Ł. Pisarczyk (w:) L. Florek (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. VII; K. Rączka (w:) Z. Salwa (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IX.
9. K. Rączka (w:) M. Gersdorf i in., Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV; K. Jaśkowski (w:) K. Jaśkowski, E. Maniewska, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy; A. Kosut (w:) K. W. Baran (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI; A. Wypych-Żywicka w: U. Jackowiak i in., Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV.
10. K. Jaśkowski (w:) K. Jaśkowski, E. Maniewska, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, K. Rączka (w:) M. Gersdorf i in., Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV; A. Kosut (w:) K. W. Baran (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI; A. Wypych-Żywicka (w:) U. Jackowiak i in., Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV.
11. Ł. Prasołek, Regulamin pracy w praktyce, red. Ł. Prasołek, Warszawa 2023.
12. A. Wypych-Żywicka (w:) U. Jackowiak i in., Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV.

Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy