Obowiązek informacyjny wobec pracownika o długości przechowywania dokumentacji pracowniczej

Informacja dla pracownika w związku ze zmianą postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Pracodawca w każdej chwili może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Przy czym zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu. Oznacza się go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

W przypadku zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o takiej zmianie. Zgodnie z art. 94⁹ Kodeksu pracy pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:

1. zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej;
2. możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.

Możliwość odbioru dokumentacji

W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji.

Dodajmy, że pracodawca zawiadamia w postaci [...]

Ten materiał dostępny jest tylko dla użytkowników
którzy są subskrybentami naszego portalu.

Wybierz pakiet subskrypcji dla siebie
i ciesz się dostępem do bazy merytorycznej wiedzy!

Wybierz subskrypcję

Masz aktywną subskrypcję?

Zaloguj się

Nie masz jeszcze konta w serwisie? Dołącz do nas