Jak prawidłowo ułożyć plany urlopowe na 2026 rok

Koniec roku to czas tworzenia planu urlopów. Jeśli taki plan powstanie, daty w nim wpisane wiążą pracodawcę i pracownika. Możliwe są jednak korekty planu z różnych przyczyn.

Czytaj także: Nowe zmiany w szkoleniach BHP – co przynosi rozporządzenie z listopada 2025

Pracodawca powinien, co do zasady, udzielać urlopów wypoczynkowych zgodnie z planem urlopów – tak wynika z treści art. 163 Kodeksu pracy. Nie zawsze jednak w firmie obowiązuje taki plan. Pracodawca nie musi go ustalać. Dzieje się tak, gdy nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa. Zwolnienie obowiązuje również, gdy funkcjonująca organizacja wyrazi na to zgodę. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Szczegółowe zasady dotyczące udzielania urlopów wypoczynkowych – niezależnie od tego, czy w firmie tworzony jest plan urlopów – powinny zostać określone w aktach wewnątrzzakładowych. W szczególności powinna zostać w nich określona:

• procedura występowania o urlop,
• sposób wyrażenia zgody przez pracodawcę na rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego przez pracownika,
• wzór wniosku urlopowego – jeśli pracodawca założył, że taki wniosek będzie stanowił podstawę udzielenia urlopu.

Należy przy tym pamiętać, że – jak uznał m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z 13 maja 1998 r. (sygn. akt I PKN 99/98) – przy braku planu urlopów wypoczynkowych samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu nie usprawiedliwia nieobecności pracownika. Niezbędna jest w tym przedmiocie zgoda pracodawcy.

Uzgodnienia stron

Ustawodawca przyznał pracodawcy kompetencję do tworzenia planu urlopów oraz do udzielania urlopów wypoczynkowych w przypadku braku planu. Nie oznacza to jednak, że ma on w tym zakresie całkowitą swobodę (z wyjątkiem przypadku wskazanego w art. 167¹ k.p., tj. możliwości jednostronnego wysłania pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia umowy o pracę). Pracodawca powinien bowiem, w miarę możliwości, uwzględniać wnioski pracowników, chyba że zakłócałoby to normalny tok pracy w zakładzie.

Nieuwzględnienie wniosku pracownika o urlop nie wymaga uzasadnienia pracodawcy. Jednak przesłanki takiej odmowy nie mogą mieć charakteru dyskryminującego. Za dyskryminującą przesłankę może być uznane np. nieuwzględnienie wniosku pracownika. Dotyczy to okresu pokrywającego się z feriami szkolnymi. Niedopuszczalna jest odmowa wyłącznie z tej przyczyny, że pracownik nie jest rodzicem. Wiąże się to z przyznaniem w tym zakresie pierwszeństwa pracownikom, którzy mają dzieci w wieku szkolnym.

Od tej zasady przepisy prawa pracy przewidują jednak wyjątki.

Wiążący wniosek

Pracodawca musi uwzględnić wniosek o urlop, gdy:

• o urlop ubiega się pracownica bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (dotyczy to także pracownika – ojca wychowującego dziecko lub pracownika – innego członka najbliższej rodziny, o którym mowa w art. 175¹ pkt 3 k.p., który korzysta z urlopu macierzyńskiego),
• urlop ma zostać udzielony pracownikowi młodocianemu, uczęszczającemu do szkoły, w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3 k.p.).

Ponadto pracodawca udziela urlopu w terminie wskazanym przez pracownika, gdy występuje on o udzielenie tzw. urlopu na żądanie (art. 167² k.p.). Przy czym tutaj obowiązek udzielenia urlopu nie jest bezwzględny. Pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności. Chodzi o sytuacje, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy. (Zob. wyrok SN z 28 października 2009 r., sygn. akt II PK 123/09).

Tworzenie planu

Wnioski pracowników, będące podstawą tworzenia planu urlopów, powinny precyzyjnie określać terminy planowanego w danym roku kalendarzowym wypoczynku (poprzez wskazanie konkretnych dat). Przy braku precyzji w tym przedmiocie pracodawca może samodzielnie określić ich termin w planie urlopów.

Obowiązujące przepisy prawa pracy nie określają szczegółowych zasad tworzenia planu urlopów, w tym wzoru planu, pozostawiając w tym zakresie znaczną swobodę pracodawcy. w Powszechnie obowiązujące regulacje nie określają też terminu sporządzania planu urlopów. Zasadne wydaje się zatem twierdzenie, że powyższe określa pracodawca w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy.

Plan urlopów powinien przy tym objąć pełny wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w danym roku kalendarzowym (w tym np. urlopy uzupełniające), z wyjątkiem urlopu „na żądanie”.

Ważne! W planie urlopu nie uwzględnia się urlopu na żądanie.

Uwzględniając zasadę, że prawo do urlopu powstaje z 1 stycznia danego roku, słuszne jest założyć, że pracodawca powinien sporządzić plan urlopów przed tym terminem.

Ustalony plan urlopów powinien zostać – zgodnie z art. 163 § 2 k.p. – podany do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. poprzez umieszczenie go na tablicy ogłoszeń czy rozesłanie w lokalnym intranecie. Co do zasady od tego momentu strony stosunku pracy wiążą ustalenia w nim zawarte.

Pismo na potwierdzenie

Na ogół w doktrynie prawa pracy uznaje się, że ustalenie terminu urlopu w obowiązującym u pracodawcy planie urlopów stanowi samoistną podstawę do rozpoczęcia przez pracownika zaplanowanego wypoczynku. Ten pogląd opiera się w głównej mierze na uchwale Sądu Najwyższego z 6 marca 1980 r., stanowiącej zasadę prawną (sygn. akt V PZP 7/79). Sąd Najwyższy wskazał w niej, że „Nie jest konieczne oddzielne zawiadamianie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli pracodawca podał plan urlopu do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu”.

Niemniej jednak przepisy wewnątrzzakładowe mogą przewidywać obowiązek spełnienia w tym przedmiocie dodatkowych warunków, takich jak np. złożenie przez pracownika wniosku urlopowego. Dopuszczalność stosowania takich procedur znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego. Przykładowo w wyroku z 5 września 1979 r. (sygn. akt I PRN 82/79) SN orzekł, że „Plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym okresie czasu (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał. Praktycznie zakład pracy wyraża swoją wolę w tym przedmiocie – najczęściej – wydając pracownikowi tzw. kartę urlopową”.

Nieokreślenie tej uzupełniającej przesłanki w aktach zakładowych skutkuje tym, iż pracownik może rozpocząć przygotowania do urlopu (np. dokonać rezerwacji wycieczki) wyłącznie na podstawie sporządzonego planu. Zmiana planów przez pracodawcę i przesunięcie terminu urlopu pracownika na inny niż przewidziany w planie, może w takim przypadku skutkować obciążeniem pracodawcy kosztami poniesionymi przez pracownika, podobnie jak w przypadku odwołania go z urlopu (art. 167 k.p.).

Czas start

Ustalenia dotyczące terminu rozpoczęcia i trwania urlopu wypoczynkowego, zawarte w obowiązującym planie urlopów, mają ten skutek, że wiążą pracodawcę i pracownika. To oznacza, że pracownik powinien rozpocząć urlop w terminie określonym w planie, a pracodawca powinien mu urlopu udzielić.

Przepisy Kodeksu pracy dopuszczają jednak, w wyjątkowych sytuacjach, przesunięcie terminu urlopu ustalonego w planie. Korekta planu urlopów może nastąpić zarówno z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, jak i pracownika.

Pracownik składający wniosek o przesunięcie ustalonego terminu urlopu powinien go umotywować ważnymi przyczynami. Pracodawca nie jest tym wnioskiem związany i może wymagać, aby pracownik rozpoczął urlop zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami.

Są natomiast sytuacje, w których pracodawca ma obowiązek przesunąć termin wykorzystywania urlopu. Jest tak wtedy, gdy pracownik nie może go rozpocząć z innych przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, w szczególności takich jak:

• czasowa niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
• urlop macierzyński.

Ustawodawca nie ogranicza katalogu tych przesłanek.To oznacza, że przesunięcie terminu zaplanowanego wcześniej urlopu spowoduje zaistnienie również innych usprawiedliwionych okoliczności uniemożliwiających obecność w pracy.

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić również z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Muszą to jednak uzasadniać jego szczególne potrzeby, gdy nieobecność pracownika w terminie planowanego urlopu spowodowałaby poważne zakłócenie w toku pracy zakładu. O tym, czy zaistniała przyczyna mająca szczególny charakter, decyduje wyłącznie pracodawca. Pracownik nie ma wpływu na tę ocenę. Tym samym na dokonanie takiej zmiany nie jest wymagana zgoda pracownika.

Może Cię również zainteresować: Narażenie pracowników ochrony zdrowia i opieki społecznej w Europie na czynniki rakotwórcze. Analiza danych z badania WES

Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy