Dodatkowe urlopy i uprawnienia pracowników – na co muszą przygotować się firmy

W wyniku wprowadzenia dyrektywy Work-Life Balance pojawiają się nowe kwestie związane z urlopami oraz uprawnieniami dla pracowników. Natomiast dyrektywa dotycząca przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej, nakłada na pracodawców dodatkowe obowiązki. W konsekwencji wymaga to dostosowania wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy, wzorów umów, informacji oraz procedur obowiązujących w firmach.

Dyrektywa w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy łączy się z dyrektywą Work-Life Balance. Choć dotyczy bardziej kwestii formalnych, organizacyjnych, nakładając tym samym nowe obowiązki dla pracodawców i wymuszając zmiany w dotychczas funkcjonujących dokumentach i zasadach, na jakich stosunek pracy funkcjonuje.

Na co pracodawca musi się przygotować

Zmiany, które weszły w życie 26 kwietnia 2023 r. implikują szereg zmian, do których muszą przygotować się pracodawcy. Dodatkowo aktualne przepisy prawa w znaczącej mierze dyktują strategię zatrudnienia w organizacji. Przykład? Pracodawca zanim podpisze z pracownikiem umowę na okres próbny, będzie już musiał wiedzieć, na jaki okres będzie chciał zatrudnić pracownika na podstawie kolejnej umowy o pracę. Zgodnie z przepisami pracodawca musi dostosować długość umowy okresu próbnego do długości planowanego dalszego zatrudnienia.

Podstawowymi zadaniami do wdrożenia w firmie są m.in. aktualizacja wzorów funkcjonujących dokumentów, do których zaliczają się:

• wzory umów o pracę na okres próbny poprzez dodanie klauzuli o przedłużeniu okresu próbnego o czas nieobecności pracownika w pracy oraz informacji o okresie, na jaki jest zamiar późniejszego zawarcia umowy o pracę na czas określony (jeżeli umowa na okres próbny jest zawarta na 1 lub 2 miesiące);
• wzór aneksu przedłużającego okres próbny (maksymalnie o 1 miesiąc, jeżeli umowa była zawarta na 1 lub 2 miesiące, a przedłużenie jest uzasadnione rodzajem pracy);
• wzór odpowiedzi pracodawcy na wniosek pracownika o wskazanie przyczyny rozwiązania umowy na okres próbny;
• przygotowanie odpowiedniego wzoru umowy o zakazie konkurencji;
• wzór informacji o warunkach zatrudnienia;
• szablon wypowiedzenia umowy na czas określony – do dodania jest miejsce na przyczynę wypowiedzenia;
• wzór informacji dla pracowników o wolnych stanowiskach pracy, w tym możliwości zatrudnienia full-time lub part-time lub możliwości awansu;
• wzory wszystkich wniosków o urlopy np. urlop opiekuńczy, urlop rodzicielski;
• wzór odpowiedzi pracodawcy na wniosek pracownika dot. elastycznej organizacji pracy.

Z racji tego, że wnioski mogą być składane przez pracowników w formie papierowej lub elektronicznej, wskazanym jest przygotowania kanału do zgłaszania wniosków o udzielenie zwolnień i urlopów związanych z rodzicielstwem właśnie w tej w formie.

Wewnętrzne procesy

Dodatkowo do weryfikacji i aktualizacji są wewnętrzne procesy:

• procesy rekrutacyjne,
• proces w razie złożenia przez pracownika wniosku o zmianę rodzaju umowy lub warunków pracy,
• dot. procedur rozwiązywania umów o pracę;
• rozpatrywania wniosków dot. elastycznej organizacji pracy.

Do zaplanowania jest także sposób przekazywania informacji pracownikom o wolnych stanowiskach pracy, w tym możliwości zatrudnienia full-time lub part-time lub możliwości awansu.

– Dodatkowo, w przypadku szkoleń zapewnianych przez pracodawcę, musi on zweryfikować czy obowiązkowe szkolenia (tj. niezbędne do wykonywania określonej pracy), odbywają się na koszt pracodawcy i w miarę możliwości w godzinach pracy. Jeżeli szkolenia realizowane są poza normalnymi godzinami pracy, ten czas musi być wliczany do czasu pracy. To jeszcze nie koniec. Z związku z nowymi regulacjami dotyczącymi wymaganych płatnych przerw pracodawcy powinni przygotować aktualizację grafików oraz systemów rozliczania czasu pracy. Nowe przepisy wpływają między innymi na sposób organizowania pracy przez pracodawcę i regulują szereg kwestii formalnych. Pośrednio mają także wpływ na rozwój firmy, jej zyskowność i konkurencyjność na rynku. Nie od dziś wiadomo, że dobra relacja między pracownikiem a pracodawcą to jeden z kluczowych elementów sukcesu każdej firmy – mówi Hubert Wawrzyniak, prezes firmy doradczej W&W Consulting.

Galeria