Sygnaliści – zgłoszenia wewnętrzne

Aspekt podmiotowy

Patrząc na procedurę z punktu widzenia aspektu podmiotowego można wyróżnić trzy kluczowe role z nią związane.

Czytaj również: Czy w Polsce jest problem z umowami cywilnoprawnymi?

Po pierwsze: podmioty odbierające zgłoszenia.

Może to być wewnętrzna jednostka, może to być kolegialny podmiot, na przykład jakiś zespół, ale może to być też pojedyncza osoba funkcjonująca w ramach organizacji. Jest to też jedyny element możliwy do wyprowadzenia na zewnątrz, oczywiście w ramach umocowania prawnego, które otrzyma podmiot zewnętrzny, w ramach odbierania zgłoszeń.

Po drugie: podmiot właściwy do podejmowania działań następczych.

Także w tym przypadku może to być wewnętrzna jednostka lub osoba funkcjonująca w danej organizacji. Z tym, że w tym zakresie ustawodawca określił minimalny standard na poziomie bezstronności. Rozumienie tego terminu może przybliżyć orzecznictwo Sądu Najwyższego, który wypowiadał się, jak rozumieć bezstronność w orzeczeniu z 17 września 2021 roku. Wskazując, że bezstronność to obiektywizm, brak uprzedzeń i neutralność wobec stron oraz niekierowanie się przy rozstrzyganiu spraw względami, które miałby inny charakter niż merytoryczny.

Z praktyki widać, że dobór odpowiedniego podmiotu do działań następczych, stanowi faktyczne wyzwanie dla zajmujących się implementacją regulacji dotyczącej ochrony sygnalistów.

Po trzecie: sygnalista

To rola, bez której cały ten proces nie byłby możliwy. I w tym miejscu należy przejść do aspektu przedmiotowego, czyli do tego, co podlega zgłoszeniu.

Aspekt przedmiotowy

Z jednej strony w ustawie jest katalog obligatoryjny zgłoszeń, co do którego ustawodawca – co istotne – nie przewidział wyłączeń. Czyli każdy podmiot, który jest zobligowany do systemu zgłoszeń wewnętrznych, będzie musiał przyjmować zgłoszenia dotyczące całego, obszernego, katalogu obligatoryjnego bez możliwości wskazania, że któryś z jego obszarów uznaje za jego niedotyczący.

Ale jest też druga część, czyli katalog fakultatywny. Może on zostać rozszerzony, ale nie może być rozszerzony całkowicie dowolnie. Otóż ustawodawca daje wskazówki, co można w tym katalogu ująć. Mogą to być obowiązujące w danym podmiocie prawnym regulacje wewnętrzne, albo standardy etyczne. Ale muszą one funkcjonować już wcześniej oraz mieć swoją podstawę w przepisach powszechnie obowiązujących. Dodatkowo jeszcze istnieje ich druga cecha, otóż muszą być z tymi przepisami zgodne. W rezultacie oznacza to, że nie każdy akt wewnętrzny, funkcjonujący w danej organizacji, może być ujęty w katalogu zgłoszeń. Mogą to być na przykład funkcjonujące w danym podmiocie kodeksy etyki.

Warto zwrócić tu uwagę, że w danym podmiocie, gdy zdecyduje się on na rozszerzenie wskazanego katalogu, to wszystkie te dodatkowe zgłoszenia muszą być traktowane i procedowane w jednakowy sposób, z elementami dotyczącymi naruszeń z części obligatoryjnej ustawy.

Kolejny element przedmiotowy, który należy wyróżnić, to kwestia informowania o możliwości dokonania zgłoszenia zewnętrznego.

Aspekt proceduralny

Procedurę przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń można uprościć w ten sposób, że zostaną w niej wskazane kroki, które należy podjąć w ramach przyjęcia i wyjaśnienia wpływającego zgłoszenia.

Po pierwsze, jest to obowiązek potwierdzenia odbioru zgłoszenia, które to potwierdzenie ma być przekazane sygnaliście, a ustawodawca – w ślad za dyrektywą – narzuca swoiste ramy temporalne.

Po drugie, jest to tryb działania związanego ze zgłoszeniami anonimowymi.

Trzecim elementem proceduralnym jest kwestia wspomnianych już kanałów zgłoszeń, czyli ich wybór, odpowiednia konstrukcja i wykorzystanie.

Do części proceduralnej można zakwalifikować też działania następcze, o których za chwilę, a także przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście.

Czytaj również: Komisje sejmowe o sprawozdaniu z działalności Państwowej Inspekcji Pracy