Sygnaliści – zgłoszenia wewnętrzne

„Procedura zgłoszeń wewnętrznych i działania następcze, czyli nowe obowiązki podmiotów prawnych obowiązanych do wdrożenia systemu zgłoszeń wewnętrznych” były tematem wykładu zaprezentowanego przez dr hab. Beatę Baran-Wesołowską podczas webinaru Państwowej Inspekcji Pracy pod hasłem „Sygnaliści – czy jesteśmy gotowi?”.

Na procedurę zgłoszeń wewnętrznych należy patrzeć z dwóch różnych perspektyw.

Po pierwsze można ją podzielić na dwie kategorie:

• elementy obligatoryjne, czyli takie, które muszą znaleźć się w tym dokumencie;
• elementy fakultatywne, których wdrożenie zależy od decyzji konkretnego podmiotu prawnego.

W drugim obszarze warto spojrzeć na procedurę zgłoszeń wewnętrznych z perspektywy trzech aspektów:

• podmiotowego;
• przedmiotowego;
• proceduralnego.

Elementy obligatoryjne procedury zgłoszeń wewnętrznych

Te elementy są statuowane w artykule 25 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów. To jest pula, która musi się znaleźć w akcie wewnętrznym, jakim jest procedura zgłoszeń wewnętrznych. W ramach katalogu elementów obligatoryjnych należy w pierwszej kolejności zwrócić uwagę na to, że podmiot prawny jest zobowiązany do wskazania podmiotów odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń. Może to być wewnętrzna jednostka organizacyjna, może osoba wytypowana w ramach tej organizacji, a także podmiot całkowicie zewnętrzny. Przyjmowanie zgłoszeń to jedyny element w tej ustawie, możliwy – jak to przewidział ustawodawca – do zrealizowania z wykorzystaniem outsourcingu.

W ramach katalogu obligatoryjnego, trzeba ująć sposób przekazywania zgłoszeń, często określany też jako kanały zgłoszeniowe. Ustawodawca wskazał, w jakich kierunkach dany podmiot prawny ma podążać i, co za tym idzie, jakie możliwości zgłoszeń są przewidziane. Ustawa dekretuje je jako: zgłoszenia ustne lub zgłoszenia pisemne.

Oprócz tego, w ramach elementów obligatoryjnych, trzeba także ustalić – zgodnie z ustawowym kwantyfikatorem – bezstronną jednostkę organizacyjną lub osobę do podejmowania działań następczych. I ten podmiot musi funkcjonować w ramach organizacji wdrażającej system zgłoszeń wewnętrznych.

W procedurze trzeba koniecznie zawrzeć też informacje o sposobie postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi. Do decyzji podmiotu prawnego należy, czy będzie on w ogóle je przyjmował.

Kolejny element obligatoryjny to kwestie kontaktu z sygnalistą, czyli przyjęcie zgłoszenia oraz przekazanie informacji zwrotnej, o tym, jakie działania następcze zostały podjęte lub są planowane.

I same działania następcze. Elementem obligatoryjnym procedury zgłoszeń wewnętrznych jest ich podjęcie i przeprowadzenie, o czym w dalszej części.

Ostatni, niepomijalny, element w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, to ujęcie w niej informacji o możliwości sygnalizacji w ramach zgłoszeń zewnętrznych. Na przykład do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innych kompetentnych organów.

Elementy fakultatywne procedury zgłoszeń wewnętrznych

Te elementy także są statuowane i przedstawione w ustawie, stanowią one katalog otwarty, czyli w tym przypadku podmiotowi prawnemu pozostawiono pewną swobodę.

Po pierwsze, tutaj jest miejsce na uregulowanie kwestii dotyczącej naruszenia regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych przyjętych jako rozszerzenie zakresu przedmiotowego zgłoszeń, na które może się zdecydować podmiot prawny.

Po drugie, tutaj też pojawia się zagadnienie dotyczące określenia czynników ryzyka dotyczących możliwości wystąpienia naruszeń związanych – między innymi – z obowiązkami regulacyjnymi, albo ryzykiem korupcji.

W ramach elementów fakultatywnych może także być zwarta informacja o tym, że naruszenie prawa w każdym przypadku może być zgłoszone do Rzecznika Praw Obywatelskich, lub do organu publicznego, z pominięciem ścieżki zgłoszeń wewnętrznych.

Ostatni element fakultatywny, który ustawodawca przewidział, to możliwość wdrożenia systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych. A jak ten system zachęt miałby być ukształtowany, to już pozostawiono podmiotom wdrażającym.

Może Cię także zainteresować: Bezpieczeństwo i koordynacja prac spawalniczych na budowie. Kluczowe role i zakres odpowiedzialności