RODO a sprawa BHP – regulacje w zakresie postępowania powypadkowego

Protokół powypadkowy

Omawiając zagadnienia dotyczące protokołu powypadkowego w kontekście ochrony danych osobowych, należy zwrócić uwagę na jeszcze jeden problem. W protokole zamieszcza się również dane osoby zgłaszającej wypadek. W tym zakresie przepisy nie określają, jakiego rodzaju dane mogą być zbierane. Należy jednak przyjąć, że w sytuacji, gdy osobą zgłaszającą wypadek jest pracownik zakładu pracy – i co się z tym wiąże, pracodawca jest w posiadaniu jej danych osobowych. Wystarczające jest wskazanie imienia i nazwiska. W tym przypadku podstawę do przetwarzania danych osobowych stanowi realizacja obowiązku prawnego.

Świadek wypadku - osoba nie będąca pracownikiem zakładu

W przypadku gdy świadkiem wypadku jest osoba niebędąca pracownikiem zakładu, można przyjąć, że oprócz imienia i nazwiska zasadne jest zamieszczenie w treści protokołu danych adresowych. Poprzestanie na samych wyjaśnieniach świadków bez ich konkretyzacji personalnej nie jest postępowaniem właściwym. Z uwagi na możliwość wykorzystywania dokumentacji powypadkowej np. przed sądem i powołania świadków zdarzenia na świadków w ramach takiego procesu. Przepisy określające procedurę powypadkową nie regulują zasad postępowania w kwestii danych osobowych świadków zdarzenia. Gdy zatem osoby te odmówią podania swoich personaliów, wówczas zespół powypadkowy nie ma żadnych instrumentów, aby takie dane uzyskać. Jeżeli osoby te zdecydują się na ujawnienie w określonym zakresie swoich danych osobowych, wówczas należy uzyskać od nich zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Przy czym w sytuacji braku jednoznacznych uregulowań, uwzględniając wprowadzoną przez RODO zasadę minimalizacji danych, na potrzeby postępowania wypadkowego należy ograniczyć się do informacji na temat: