Główny Inspektor Pracy o monitorach ekranowych

Data publikacji: 19.11.2024 r.

Zatem zarówno konieczność stosowania podczas pracy, jak i rodzaj zastosowanego w tym zakresie środka są uzależnione od wskazania lekarza zawartego w orzeczeniu lekarskim z badań przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami. Ponadto obowiązek zawarty w § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia istnieje wyłącznie w stosunku do pracownika (oraz praktykanta i stażysty), który obsługuje urządzenie z monitorem ekranowym przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Szczegółowe kwestie związane ze sposobem realizacji tego obowiązku nie są uregulowane przepisami prawa. Sposób ich realizacji nie został wskazany w rozporządzeniu. Oznacza to, że zagadnienia związane z realizacją obowiązku zapewnienia pracownikom okularów i szkieł kontaktowych korygujących wzrok powinny być doprecyzowane w regulaminie pracy lub innych wewnętrznych aktach pracodawcy (np. w zarządzeniu).

Stanowisko pracy

W załączniku do rozporządzenia wskazano rozwiązania, w przypadku stosowania na stanowisku pracy systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. W takiej sytuacji stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

Warto zauważyć, że dotychczasowe brzmienie tego przepisu: „systemów przenośnych nie przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy” obligowało większą część użytkowników systemów przenośnych do stosowania przepisów przedmiotowego rozporządzenia. Oznacza to, że zapewniając pracownikowi urządzenie techniczne z monitorem ekranowym (uwzględniając inne wyłączenia ze stosowania przepisów w tym zakresie), w tym urządzenie przenośne przeznaczone do użytkowania na danym stanowisku pracy np. laptop, stanowisko pracy powinno spełniać wymagania określone w ww. rozporządzeniu. Jednocześnie, zgodnie z art. 215 Kodeksu pracy zapewnione pracownikowi narzędzia pracy muszą uwzględniać zasady ergonomii – laptop (stosowany jako urządzenie, na którym pracownik realizuje zadania wprowadzając dane, np. opracowuje pisma, faktury itp.) bez zastosowania np. dodatkowej podstawy lub dodatkowego monitora oraz dodatkowej klawiatury zasad tych nie uwzględnia.

Uwaga: zgodnie z Kodeksem pracy do obowiązków pracodawcy związanych z organizacją pracy zdalnej (wykonywanej całkowicie lub czasowo) należy:

zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy. W tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
pokrycie innych kosztów niż ww. koszty bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ 1 i 2 Kp, regulaminie, o którym mowa w art. 67²⁰ § 3 i 4 Kp, poleceniu, o którym mowa w art. 67¹⁹ § 3 Kp, albo porozumieniu, o którym mowa
w art. 67²⁰ § 5 zdanie drugie Kp;
zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.

Praca zdalna

Co ważne, w myśl obowiązujących przepisów strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. W takim przypadku, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

W związku z powyższym pracodawca nie ma obowiązku wyposażenia stanowiska pracy zdalnej w meble, np. krzesło ani pokrycia kosztów tego rodzaju wyposażenia. Chyba że obowiązek ten wynika z poczynionych zgodnie z ww. przepisami Kodeksu pracy ustaleń dotyczących wykonywania przez pracowników pracy zdalnej tj. z zapisów porozumienia, regulaminu lub poleceń wydanych przez pracodawcę dotyczących pracy zdalnej.

Zatem, w związku z nowymi wymaganiami rozporządzenia, w zależności od ustaleń poczynionych zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, dotyczących wykonywania przez pracowników pracy zdalnej, pracodawcy powinni zweryfikować poszczególne stanowiska pracy. W przypadku gdy analiza wykaże, że nie spełniają one obowiązujących wymagań należy podjąć stosowne działania w celu ich dostosowania – należy pamiętać, że wszystkie stanowiska pracy, w tym pracy zdalnej powinny być tworzone zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zasadami bhp.

Natomiast w odniesieniu do ogółu stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe zapewnione przez pracodawcę meble powinny spełnić wymagania rozporządzenia. Zatem nie jest możliwe stosowanie dodatkowych poduszek, podkładek pod plecy itp. i innych rozwiązań mających pośrednio spełnić te wymagania.

Jednocześnie, w sytuacji gdy pracodawca dostosowuje stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy do potrzeb osoby z niepełnosprawnością. W pierwszej kolejności należy uwzględnić potrzeby takiego pracownika (mają one pierwszeństwo przed wymaganiami ww. rozporządzenia). Stanowisko pracy powinno być bowiem dostosowane do indywidualnych potrzeb osoby niepełnosprawnej, która będzie wykonywała pracę na wskazanym stanowisku. Warto podkreślić, że w tego rodzaju kwestiach pracodawcy powinni konsultować się ze służbą medycyny pracy.