Zmiany przepisów Kodeksu pracy od 24 grudnia 2025 r.

Zmiana przepisów Kodeksu pracy wprowadza od 24 grudnia 2025 r. obowiązek informowania kandydata do pracy o wynagrodzeniu oraz obowiązek zapewnienia neutralności ogłoszeń o naborze na wolne stanowiska pracy pod względem płci, a także zapewnienie niedyskryminującego przebiegu procesu rekrutacyjnego.

Z artykułu dowiesz się:

• co jest powodem wprowadzenia zmian w Kodeksie Pracy, 
• jaki jest zakres zmian wynikających z dyrektywy, 
• jaki jest termin wdrożenia dyrektywy.

Zmiana przepisów Kodeksu pracy

Powodem wprowadzenia zmian w Kodeksie pracy jest dyrektywa o jawności wynagrodzeń (UE 2023/970), czyli akt prawny, który zobowiązuje wszystkie państwa członkowskie Unii Europejskiej do wdrożenia przepisów dotyczących wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania. 

Państwa członkowskie mają czas na pełne wdrożenie dyrektywy do 7 czerwca 2026 roku.

Kompleksowy zakres unormowań dyrektywy UE2023/970 obejmuje m.in:

• obowiązek podjęcia działań niezbędnych do ustalenia struktur wynagrodzeń zapewniających równe wynagrodzenie za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości; struktury wynagrodzenia muszą umożliwiać dokonanie oceny wartości pracy na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów. Kryteria te mają obejmować: umiejętności, wysiłek, zakres odpowiedzialności i warunki pracy oraz wszelkie inne okoliczności, jakie mogą mieć przy tej ocenie znaczenie. W szczególności umiejętności miękkie nie mogą być niedoceniane (art. 4 dyrektywy).
• obowiązek podawania początkowego wynagrodzenia lub jego przedziału na etapie publikacji ogłoszenia o pracę, przed rozmową kwalifikacyjną lub w inny sposób (art. 5 ust. 1 dyrektywy),
• zakaz zadawania pytań kandydatom do pracy o ich wynagrodzenie w obecnym stosunku pracy ani w poprzednich stosunkach pracy (art. 5 ust. 2 dyrektywy),
• obowiązek zapewnienia, aby ogłoszenia o wakatach i nazwy stanowisk pracy były neutralne pod względem płci oraz aby proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący, zapewniający prawo do równego wynagrodzenia (art. 5 ust. 3 dyrektywy),
• obowiązek zapewnienia pracownikom łatwego dostępu do kryteriów stosowanych do określenia poziomów wynagrodzeń i ich progresji (art. 6 dyrektywy),
• prawo pracownika do uzyskania informacji o średnich wynagrodzeniach osób wykonujących taką samą lub pracę o takiej samej wartości, z podziałem na płeć (art. 7 dyrektywy),
• obowiązek cyklicznego raportowania poziomu wynagrodzeń, różnic w wynagrodzeniach, a także luki płacowej; pracodawcy zatrudniający 250 pracowników lub więcej do 7.06.2027 r. a następnie co roku przekazywać będą pierwsze raporty dotyczące poprzedniego roku kalendarzowego, pracodawcy zatrudniający od 150-249 pracowników do 7.06.2027 r. a następnie co 3 lata, a pracodawcy zatrudniający od 100 do 149 pracowników do 7.06.2031 r. a następnie co 3 lata (art 9 i 10 dyrektywy).

Termin wdrożenia dyrektywy w Polsce

Polska od 24 grudnia 2025 r. wprowadza jedynie część przepisów dyrektywy do polskiego porządku prawnego. Zmian dokonano Ustawą z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy, Dz.U. z 2025 r., poz. 807 ogłoszony 23.06.2025, która wchodzi w życie 6 miesięcy od dnia jej ogłoszenia, czyli od 24 grudnia 2025 r.

Jak czytamy m.in. w uzasadnieniu do ustawy: „Wynagrodzenia to w Polsce temat tabu. Polityki różnych organizacji w tym zakresie są często nietransparentne lub arbitralne, a ze względów kulturowych bardzo rzadko możliwa jest rozmowa między samymi pracownikami na ten temat. Rekruterzy i pracodawcy uznają często pytanie dotyczące wynagrodzenia, jednej z podstawowych dla poszukującej zatrudnienia osoby kwestii, za przejaw braku kultury, roszczeniowości albo arogancji. W przeciwieństwie do wielu państw członkowskich Unii Europejskiej w Polsce nie przyjęły się ani zwyczajowe, ani prawne środki rozpowszechniania informacji o wynagrodzeniach. Inaczej niż np. w Wielkiej Brytanii, w publikowanych (najczęściej w Internecie lub prasie) ofertach pracy nie ma prawie nigdy choćby orientacyjnych informacji na temat proponowanego wynagrodzenia. W odróżnieniu od państw skandynawskich, obywatele Polski nie mogą uzyskać drogą urzędową informacji o zarobkach innych osób (opracowanych np. na podstawie zeznań podatkowych). W efekcie newralgiczna kwestia zarobków staje się przedmiotem podejrzeń i konfliktów.

Brak informacji o proponowanym wynagrodzeniu w ofertach pracy uderza szczególnie mocno w najbardziej narażone na nierówne i dyskryminacyjne traktowanie grupy zatrudnionych: młodych pracowników oraz kobiety.

Młodzi pracownicy wchodzący na rynek pracy mają niewiele wiarygodnych źródeł, z których mogą czerpać informacji o wynagrodzeniach, a brak doświadczenia nie pozwala im na uczciwą ocenę, czy proponowana kwota na danym stanowisku jest właściwa. Kobiety natomiast, w dalszym ciągu zarabiające mniej niż mężczyźni na tych samych stanowiskach, nie mogą przewidzieć, czy ze względu na płeć oferta wynagrodzenia składana im przez pracodawcę jest po fakcie zaniżana”.

Zmiana przepisów Kodeksu pracy – zakres zmian wynikających z dyrektywy

W wyniku zmiany przepisów Kodeksu pracy od 24 grudnia 2025 r. pracodawcy będą mieli nowe obowiązki wobec osób ubiegających się o zatrudnienie. Zmiany obejmują m.in.: 

1. Obowiązek informowania kandydata o wynagrodzeniu – wprowadzono nowy przepis art. 18^3ca Kodeksu pracy

Zmiana w Kodeksie pracy została wprowadzona poprzez dodanie art. 18^3ca § 1-2 k.p., z którego wynika, że osoba ubiegająca się o zatrudnienie na danym stanowisku powinna otrzymać od pracodawcy informację o: 

1. ) wynagrodzeniu, o którym mowa w art. 18^3c § 2 Kodeksu pracy, jego początkowej wysokości lub jego przedziale – opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci, oraz
2. ) odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – w przypadku gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania.

Przy czym warto zaznaczyć, ze zgodnie z art 18^3c § 2 k.p. wynagrodzenie obejmuje wszystkie składniki wynagrodzenia, bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub w innej formie niż pieniężna. Oznacza to, że wynagrodzenie należy rozumieć szeroko i obejmuje ono nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale wszystkie inne składniki wynagrodzenia, jak np.: dodatek stażowy, dodatek funkcyjny, dodatek specjalny, a także premie regulaminowe, nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalne i rentowe, a także przysługujące świadczenia socjalne. Trzeba przekazać także kandydatowi do pracy informacje np. o dodatkowym ubezpieczeniu na życie lub zdrowotnym opłacanym przez pracodawcę, karcie/karnecie sportowym czy też innych składnikach, do których pracownicy mają prawo. Nie ma natomiast obowiązku podawania informacji o składnikach, których wysokość i zasady przyznawania wynikają z przepisów powszechnie obowiązujących.

Wspomniany obowiązek uzupełniony jest o konieczność poinformowania o odpowiednich postanowieniach układów zbiorowych pracy czy regulaminu wynagradzania w kontekście wynagrodzeń oraz innych świadczeń pieniężnych lub niepieniężnych.

Jeśli takie regulacje w zakładzie nie występują, bo nie ma obowiązku ich tworzenia (regulamin wynagradzania od co najmniej 50 pracowników), to tego obowiązku pracodawca nie musi spełnić. Natomiast pracodawcy, którzy są obowiązani do tworzenia takich regulacji, powinni je uzupełnić lub zmodyfikować zgodnie z wymogami przepisów, np. w trybie zmian do regulaminu wynagradzania, który wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników. Więc działania powinny być dokonane z wyprzedzeniem, w szczególności z uwzględnieniem czasu na konsultacje ze związkami zawodowymi, jeśli takie u pracodawcy działają.

Informacje o wynagrodzeniu, o których mowa w art. 18^3ca § 1 k.p., pracodawca powinien przekazać osobie ubiegającej się o zatrudnienie z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z nimi, w postaci papierowej lub elektronicznej, zapewniając świadome i przejrzyste negocjacje:

1. ) w ogłoszeniu o naborze na stanowisko;
2. ) przed rozmową kwalifikacyjną ‒ jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu, o którym mowa w pkt 1;
3. ) przed nawiązaniem stosunku pracy ‒ jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu, o którym mowa w pkt 1, albo przed rozmową kwalifikacyjną.

Informacja o wynagrodzeniu może zostać przekazana kandydatowi do pracy w postaci papierowej lub elektronicznej, czyli np. e-mailem, lub przez inny komunikator elektroniczny.

Decyzja o tym, które rozwiązanie zastosować, należy do pracodawcy. Pracodawca nie ma więc obowiązku umieszczania informacji o wynagrodzeniu na danym stanowisku lub przedziale wynagrodzeń w ogłoszeniu o pracę. Nie musi też przekazywać tej informacji kandydatowi przed rozmową kwalifikacyjną. Pracodawca może zrealizować obowiązek informacyjny na dowolnym etapie rekrutacji, ale musi to uczynić najpóźniej przed dniem nawiązania stosunku pracy. Do celów dowodowych można ten fakt udokumentować, ale z przepisów nie wynika wprost taki obowiązek.

Przykład

Pracodawca w ogłoszeniu o pracę zawarł informację: „Wynagrodzenie za pracę na stanowisku specjalisty/specjalistki ds. kadr obejmuje:

• wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 8000 zł brutto;
• dodatek stażowy w zależności od długości stażu pracy od 5 do 20% wynagrodzenia zasadniczego;
• premię regulaminową w wysokości 5-10% wynagrodzenia zasadniczego. Takie postępowanie będzie prawidłowe”.

Przykład

Pracodawca wysłał do kandydata do pracy przed rozmową kwalifikacyjną maila o następującej treści: „W związku ze zbliżającym się spotkaniem rekrutacyjnym uprzejmie informuję, że proponowane wynagrodzenie brutto na stanowisku specjalisty/specjalistki ds. projektów, na które Pani/Pan aplikuje, wynosi od 9000 do 12 000 zł. Ostateczna wysokość wynagrodzenia będzie uzależniona od spełnienia przez kandydata warunków w zakresie oczekiwanego przez spółkę wykształcenia, doświadczenia zawodowego i innych kompetencji, które określają regulacje wewnętrzne obowiązujące u pracodawcy”. Takie postępowanie będzie prawidłowe.

Przykład

Pracodawca nie zamieścił wysokości wynagrodzenia w ogłoszeniu o pracę. Dla kandydata, który zaaplikował na stanowisko specjalisty ds. IT, pracodawca planuje wynagrodzenie w wysokości 16 500 zł, uwzględniając jego wykształcenie i doświadczenie zawodowe. Informacja o tej kwocie została przekazana podczas pierwszej rozmowy telefonicznej z kandydatem, która poprzedzała pierwsze spotkanie w siedzibie firmy. Tę wysokość wynagrodzenia przewidują też regulacje wewnętrzne obowiązujące u pracodawcy określone w regulaminie wynagradzania. Takie postępowanie będzie prawidłowe.

2. Obowiązek zapewnienia neutralności ogłoszeń o naborze pod względem płci

Ogłoszenia o pracę oraz nazwy stanowisk będą musiały być neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny będzie musiał przebiegać w sposób niedyskryminujący (art. 18^3ca § 3 k.p.). Jak zatem wprowadzić neutralność płciową w ogłoszeniach o prace i przepisach wewnętrznych określających nazwy stanowisk?

1. ) Stosowanie obu form. W nazwie stanowiska pracy można używać zarówno formy męskiej jak i żeńskiej, na przykład: kierownik/kierowniczka, psycholog/psycholożka; specjalista/specjalistka. Jeśli nazwa stanowiska pracy nie ma żeńskiego odpowiednika (feminatywu), wówczas trzeba zastosować inną odpowiednią formę zapewniającą równość płci.
2. ) Dodawanie oznaczenia (M/K) po nazwie stanowiska: na przykład: rekruter (M/K), analityk (M/K), specjalista (M/K).
3. ) Używanie form neutralnych. Można również użyć formy osobowej, na przykład: osoba na stanowisku kierowniczym, osoba na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac, osoba rekrutująca; osoba kierująca zespołem.
4. ) Można również w ogłoszeniu o pracę posłużyć się informacją opisującą rodzaj pracy, na przykład: zatrudnienie przy sprzedaży warzyw i owoców, praca polegająca na porządkowaniu terenu.

Wprowadzenie zmian w dokumentacji: zmiany obejmą nie tylko ogłoszenia, ale także wewnętrzną dokumentację pracodawcy, która powinna zostać zweryfikowana pod kątem nazewnictwa stanowisk i odpowiednio zmodyfikowana.

3. Zakaz pytania kandydata o dotychczasowe wynagrodzenie

Zmienia się również zakres informacji, jakich można żądać od kandydata do pracy (art. 22 (1) § 1 pkt 6 k.p. został doprecyzowany w ten sposób, że od osoby ubiegającej się o zatrudnienie możemy żądać przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz poprzednich stosunkach pracy). Poza tą informacją pracodawca może prosić kandydata do pracy o podanie informacji takich jak: imię (imiona) i nazwisko; data urodzenia; dane kontaktowe wskazane przez taką osobę; wykształcenie i kwalifikacje zawodowe – i w tym zakresie nie ulegają one zmianie.

Przykład

Pracodawca zapytał podczas rozmowy rekrutacyjnej w toku rekrutacji „Jaka jest wysokości Pana/Pani wynagrodzenia w obecnym miejscu pracy i ile wynosiła w poprzednich miejscach pracy?”. Takie działanie jest nieprawidłowe. Pracodawca podczas rekrutacji może jedynie zapytać kandydata, czy wynagrodzenie, jakie mu oferuje, odpowiada jego oczekiwaniom.

Od kiedy stosować zmianę przepisów

Z przepisów Ustawy z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy ani z przepisów przejściowych nie wynika, że będą dotyczyć tylko rekrutacji rozpoczętych po zmianie przepisów, tym samym powinny być stosowane do wszystkich trwających w dniu wejścia w życie przepisów postępowań rekrutacyjnych.

Podstawa prawna

1. Dyrektywa 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. Dz.U.UE.L.2023.132.21 z dnia 17 maja 2023 r.
2. Ustawa z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy. Art. 1-2, Dz.U. z 2025 r., poz. 807.
3. Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Art. 18^3c § 2, art. 221 § 1 pkt 6 – t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 277, ost. zm. Dz.U. z 2025 r., poz. 807.

Marta Jendrasik
ekspert z zakresu prawa pracy,
praktyk z 20-letnim doświadczeniem w obszarze kadrowo-płacowym

Może zainteresować Cię również: Jak rozpoznać chorobę zawodową?