Przechowywanie i elektronizacja dokumentacji kadrowej. Nowe obowiązki od 1 stycznia 2019 r.

1 stycznia 2019 r. wejdą w życie zmienione przepisy w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357). 

Przestanie obowiązywać 50-letni okres archiwizacji i zmienią się zasady przekazywania informacji do ZUS-u.

Nowe regulacje umożliwiają również pracodawcom prowadzenie i przechowywanie tej dokumentacji w postaci elektronicznej. W konsekwencji poszerzone zostaną obowiązki związane z rozwiązaniem stosunku pracy, a także z przekazywaniem informacji do ZUS-u. 

Obecnie dokumentację pracowniczą przechowuje się przez 50 lat. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej:

• poufności,
• integralności,
• kompletności
• oraz dostępności.

W warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (znowelizowany art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy).

Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Nowy, 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej obejmie wszystkich, którzy nawiążą stosunek pracy od 1 stycznia 2019 r. Do stosunków pracy nawiązanych przed tym dniem zastosowanie znajdą obecnie obowiązujące przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Nakazujące jej przechowywanie przez 50 lat. Jednakże dla stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, a także ...