Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej – zasady BHP i koszty

W roku 2023 nastąpiły 2 istotne legislacyjne zmiany dotyczące pracy zdalnej i tej z wykorzystaniem urządzeń wyposażonych w monitory ekranowe. W przypadku pracy okazjonalnej nie stosuje się niektórych przepisów dotyczących pracy zdalnej (np. obowiązku zapewnienia materiałów i narzędzi).

Czytaj także: Wypadek na wiertni w Policach. Pracownik włożył rękę w wentylator

Obowiązki pracodawcy w zakresie materiałów i kosztów pracy zdalnej

Z kolei podczas wykonywania pracy zdalnej pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi zdalnemu:

• materiałów i narzędzi, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej;
• instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej,

a także

• pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych;
• pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu (zawartym ze związkami zawodowymi) lub regulaminie (bądź w przypadku braku porozumienia lub regulaminu – w wydanym poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem);
• niezbędnych do wykonywania tej pracy szkoleń i pomocy technicznej;
• możliwości przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami i korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej (na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników).

Organizacja stanowiska pracy i bezpieczeństwo (BHP)

Należy podkreślić, że zgodnie z § 8 art. 6731 Kodeksu pracy to pracownik odpowiada za organizację stanowiska pracy zdalnej, uwzględniając wymagania BHP i ergonomii. Z kolei na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia nie tylko materiałów i narzędzi pracy, ale również niezbędnych szkoleń oraz pomocy technicznej (§ 1 art. 6724). Pracodawca jest zobowiązany do opracowania oceny ryzyka zawodowego i do sporządzenia na jej podstawie informacji zawierającej zasady bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej oraz zapoznania z nią pracownika. Informacja powinna określać m.in.:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej,
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
• czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej,
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Pracownik samodzielnie organizuje domowe stanowisko pracy zdalnej. W konsekwencji wyłączono część obowiązków pracodawcy wynikających z działu 10 Kodeksu pracy, czyli tych dotyczących zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy.

• obowiązku dbania o bezpieczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego,
• obowiązków z rozdziału III dotyczących pomieszczeń pracy i obiektów budowlanych,
• obowiązku dotyczącego urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej, dostarczania napojów i posiłków profilaktycznych,
• obowiązku zapewnienia pierwszej pomocy w nagłych wypadkach.

W przypadku wystąpienia wypadku podczas pracy zdalnej pracodawca musi powołać zespół powypadkowy, aby ustalić okoliczności i przyczyny zdarzenia. Jednakże podczas tych działań należy uwzględnić konstytucyjne prawo pracownika do ochrony prywatności oraz niezakłócania miru domowego.

Ergonomicznie dopasowane stanowisko pracy

Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania BHP i ergonomii, natomiast pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy (w tym urządzenia techniczne) oraz szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do jej wykonywania. W tym kontekście kluczowe jest zwiększenie świadomości na temat poprawnego przygotowania tzw. biura domowego. Dlatego też działania te powinny objąć zarówno pracowników i pracodawców, jak i profesjonalistów zajmujących się zdrowiem w pracy.

W odpowiednim zaaranżowaniu domowego miejsca pracy może pomóc lista kontrolna stanowiska pracy z monitorem ekranowym. Opisane w niej zasady indywidualnego dopasowania stanowiska zmniejszają obciążenie układu mięśniowo-szkieletowego. Dla wzmocnienia tego efektu należy jak najczęściej zmieniać pozycję. W tym celu można stosować siedziska alternatywne: duże piłki gimnastyczne, klękosiady lub biurka o regulowanej wysokości. Należy jednak pamiętać, że dobroczynny efekt zmiany pozycji i zaangażowania innych mięśni jest krótkotrwały. Dlatego zaleca się zmianę siedziska lub wysokości biurka co 0,5 godziny. Należy jednak pamiętać, aby jednorazowo nie utrzymywać tej samej pozycji przy pracy dłużej niż 2 godziny.

Aktywne przerwy w pracy

Pracując zdalnie, warto skrupulatnie kontrolować czas pracy i skutecznie nim zarządzać. Jeżeli jest to możliwe, należy łączyć naprzemiennie zadania przy komputerze/laptopie z wykonywaniem obowiązków niezwiązanych z obsługą monitorów ekranowych. Racjonalny tryb pracy z komputerem/laptopem wymaga stosowania przerw: w przypadku pracy z monitorami ekranowymi pracownik powinien mieć zapewniony 5-minutowy odpoczynek wliczany do czasu pracy (o ile nie stosuje wspomnianego łączenia zadań). Aby przerwy przynosiły korzyści zdrowotne, nie wolno podczas nich korzystać z komputera/laptopa. Należy np. wykonywać ćwiczenia fizyczne, spacerować po mieszkaniu oraz patrzeć w dal.

Przestrzeganie czasu pracy

Właściwy poziom świadomości ergonomicznej to poprawne wykorzystanie wyposażenia technicznego i organizacji pracy w celu sprawnego i efektywnego wykonywania powierzonych przez pracodawcę zadań. Ponieważ o uciążliwości pracy z komputerem decyduje ogólny czas jego użytkowania, należy przestrzegać wyznaczonych godzin wykonywania obowiązków, które w razie potrzeby należy uzgodnić z domownikami. Z badań wynika, że podczas pracy zdalnej wydłuża się czas pracy z komputerem, a to z kolei wpływa na częstsze występowanie dolegliwości mięśniowo-szkieletowych (w szczególności w okolicy szyjnej i lędźwiowej kręgosłupa). Dodatkowy czas użytkowania komputera z powodów pozazawodowych powoduje zwiększenie nasilenia dolegliwości bólowych.

Pozazawodowa aktywność fizyczna

Mówiąc o konsekwencjach zdrowotnych pracy siedzącej, nie sposób nie wspomnieć o potrzebie wyrównania siedzącego trybu życia poprzez aktywność fizyczną pozazawodową. Siedzący tryb życia jest zwykle definiowany jako czas spędzony w pozycji siedzącej lub leżącej, która wymaga niskiego poziomu wydatku energetycznego (≤1,5 METs). Zwiększa on ryzyko wystąpienia wielu schorzeń przewlekłych, w tym chorób serca, nowotworów i cukrzycy typu 2. Dlatego tak ważne jest m.in. stosowanie się do zaleceń WHO z 2021 r., obejmujących zarówno ograniczenie siedzącego trybu życia, jak i zwiększenie aktywności fizycznej. Należy pamiętać, że nawet najmniejsza zmiana trybu życia na bardziej aktywny fizycznie przyniesie efekt poprawy zdrowia i lepszego samopoczucia. Według zaleceń opracowanych na podstawie analizy licznych badań wyznaczono minima, które mają znaczenie w poprawie jakości zdrowia fizycznego oraz psychicznego – zrównoważony wysiłek fizyczny wpływa również na łagodzenie objawów depresji i lęku, poprawia funkcje poznawcze oraz jakość snu. Wytyczne określone dla osób dorosłych w wieku 18–64 lat zawierają

• co najmniej 150–300 min aerobowej aktywności fizycznej o umiarkowanej intensywności lub co najmniej 75–150 min aerobowej aktywności fizycznej o dużej intensywności, lub równoważne połączenie aktywności o umiarkowanej i dużej intensywności w tygodniu;
• dodatkowo wykonywanie ćwiczeń wzmacniających mięśnie o umiarkowanej lub większej intensywności, obejmujące wszystkie główne grupy mięśni, przez co najmniej 2 dni w tygodniu;
• ograniczanie czasu spędzanego w pozycji siedzącej i zastąpienie go aktywnością fizyczną o dowolnej intensywności.

Ograniczenie ekspozycji na światło niebieskie przed snem

Utrzymanie regularnych rytmów okołodobowych oraz stałego cyklu snu i czuwania wymaga odpowiedniej higieny światła. W tym celu należy dostosować ekspozycję na długość fali świetlnej do konkretnej pory dnia. Rano warto korzystać z naturalnego światła, a wieczorem ograniczać ekspozycję na światło niebieskie. Należy zaprzestać korzystania z elektronicznych urządzeń przynajmniej na 2 godz. przed snem. Światło niebieskie występujące w sypialni to nie tylko wyświetlacz telefonu/laptopa/telewizora, ale także oświetlenie domowe LED oraz światło ulicznych latarni. Te źródła światła zaburzają rytm dobowy i powodują problemy ze snem. Wpływ oświetlenia zewnętrznego zmniejszy zastosowanie nieprzepuszczających światła zasłon lub rolet.

Pracując w godzinach popołudniowych lub wieczornych, należy w miarę możliwości ograniczyć emisję światła niebieskiego z urządzenia. Można to osiągnąć poprzez regulację jasności ekranu, co redukuje ilość niebieskiego światła nawet o 60–70%. Dodatkowo warto korzystać z funkcji dostosowania temperatury barwowej wyświetlacza do pory dnia. Działania profilaktyczne mają na celu utrzymanie jak najdłuższej sprawności psychofizycznej pracownika, a wraz z fizjoprofilaktyką ograniczenie lub zatrzymanie negatywnych, już występujących zmian chorobowych. Indywidualnie dopasowane stanowisko z monitorami oraz odpowiednia organizacja pracy to kluczowe elementy profilaktyki. Takie podejście stanowi podstawę do zmniejszenia ryzyka występowania dolegliwości mięśniowo-szkieletowych, napięciowego bólu głowy oraz zmęczenia wzroku.

Może Cię również zainteresować: Prawo pracy a osoby z niepełnosprawnościami

Źródło: Instytut Medycyny Pracy