Doliczenie do stażu pracy 2026. Jak sprawdzić zaświadczenie?

Każdy pracodawca może już teraz zdalnie zweryfikować zaświadczenie wydane przez ZUS. Dokument ten stanowi odpowiedź na wniosek o potwierdzenie ubezpieczenia dla celów doliczenia stażu pracy (formularz USP). Warto dodać, że cały proces odbywa się bez konieczności wizyty w urzędzie. Ponadto autentyczność takiego zaświadczenia można błyskawicznie sprawdzić na stronie internetowej ZUS. Dzięki temu weryfikacja dokumentów staje się prostsza i znacznie bezpieczniejsza dla działów kadr.

Może Cię również zainteresować: Koszt absencji chorobowej pracowników – ile traci Twoja firma?

Od 1 stycznia 2026 r. pracownicy sektora finansów publicznych zyskali nowe uprawnienia. Mogą oni wnioskować o doliczenie do stażu pracy różnych form aktywności zawodowej. Dotyczy to okresów pracy innych niż te wykonywane na podstawie umowy o pracę. Takie rozwiązanie pozwala na lepsze udokumentowanie doświadczenia zawodowego. Nowe przepisy będą miały zastosowanie do pozostałych pracodawców od 1 maja 2026 r. – przypomina Wojciech Dyląg, rzecznik prasowy podkarpackiego ZUS.

ZUS przygotował dla pracodawców narzędzie potwierdzające autentyczność elektronicznych zaświadczeń. Aby ją zweryfikować, należy wejść na stronę zus.pl, kliknąć kafelek [Wyszukiwarki i usługi], a następnie link Usługa potwierdzania autentyczności zaświadczeń o podleganiu ubezpieczeniom lub opłacaniu składek, będącego odpowiedzią ZUS na wniosek USP (usługa na portalu eZUS).

Co ważne, usługa nie weryfikuje zaświadczeń, które ZUS wydaje na podstawie innych wniosków, np. składanych na formularzu US-7.

Weryfikacja elektronicznego zaświadczenia krok po kroku

1. Pracownik:
   1. pobiera ze swojego konta w eZUS zaświadczenie (plik o nazwie „usp‑zas‑a” lub „usp‑zas‑r” z rozszerzeniem „.pdf”),
   2. udostępnia je pracodawcy w formie elektronicznej (np. przesyła mejlem albo przynosi na dysku USB).
2. Pracodawca:
   1. zapisuje plik na dysku,
   2. otwiera podstronę „Weryfikacja zaświadczenia”
   3. klika w link [Kliknij tutaj, aby dodać plik] i wybiera właściwy plik zapisany na dysku komputera lub przeciąga plik na wskazane pole.
3. Usługa zwraca wynik:
   1. „Zaświadczenie zostało pomyślnie zweryfikowane” – taki komunikat oznacza, że w bazie ZUS znajduje się zaświadczenie o treści identycznej z tą w przesłanym pliku,
   2. „Zaświadczenie zostało zweryfikowane jako nieprawidłowe” – taki komunikat oznacza, że w bazie ZUS nie ma zaświadczenia o identycznej treści.

Przyczyną nieprawidłowości może być m.in. zmiana treści zaświadczenia. Aby wyjaśnić sytuację, pracownik, którego ono dotyczy, powinien zgłosić się osobiście do placówki ZUS albo umówić się na e-wizytę. 

Staż pracy na nowych zasadach

Do ZUS w pierwszym kwartale 2026 r. wpłynęło 587 tys. wniosków o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy. Ponieważ Zakład ma 7 dni roboczych na rozpatrzenie takiego wniosku, proces jest maksymalnie zautomatyzowany. ZUS wydał blisko 1 mln zaświadczeń.

Czytaj także: Pracujący rodzice a elastyczna praca. Poznaj nowe przepisy

Źródło: ZUS