Zatrudnianie obywateli Ukrainy – obowiązki podatkowe oraz BHP

Jak wynika z najnowszych danych MRiPS, już ponad 770 tys. obywateli Ukrainy podjęło legalną pracę w Polsce. 390 tys. z nich pracuje na podstawie nowej procedury ułatwiającej zatrudnienie. Zapowiadane działania – np. pomoc systemowa w integracji uchodźców – przełożą się na wzrost liczby zatrudnionych w najbliższych miesiącach.

Przedstawiciele W&W Consulting oraz kancelarii CMS podczas spotkania z firmami zatrudniającymi obywateli Ukrainy przekazali informacje o wyzwaniach, które czekają pracodawców. Dotyczą one obszarów związanych z obowiązkami podatkowymi oraz bezpieczeństwem organizacji w procesie zatrudniania obcokrajowców. Zapewnienie bezpiecznego miejsca pracy jest bowiem obowiązkiem firmy wobec każdego pracownika, bez względu na narodowość czy miejsce pochodzenia. Dodatkowo, dbałość o odpowiedni poziom bezpieczeństwa w firmie przekłada się również na wzrost konkurencyjności  organizacji na rynku pracy. Czy zatrudnianie obywateli Ukrainy wiąże się dla pracodawców z wyzwaniami?

W 2021 r. nieprawidłowe zachowania pracownika było przyczyną aż 60,8% wypadków przy pracy. Zatem skuteczna edukacja w zakresie bezpiecznych zachowań już w pierwszym dniu pracy jest kluczowa. Szczególnie ważne jest to w przypadku osób obciążanych dodatkowo stresem związanym z koniecznością opuszczenia dotychczasowego miejsca zamieszkania. Stresujące jest również podjęcie pracy często w niewykonywanym dotąd zawodzie.

Obowiązki pracodawcy

Rolą pracodawcy jest przekazanie pracownikowi odpowiednio przygotowanych procedur i instrukcji dot. wykonywania pracy oraz niezbędnych środków ochrony indywidualnej. Całość materiałów (szkolenie, ORZ, zapoznanie z procedurami i instrukcjami) powinna być dopasowana do języka, którym się posługuje pracownik. Jeżeli nie mówi w języku polskim, to nawet najlepiej przygotowane materiały związane z bezpieczeństwem, ale nie przetłumaczone na odpowiedni język, nie będą miały przełożenia na praktykę i nie dostarczą żadnych cennych korzyści. Do przygotowania dokumentów, na przykład w języku ukraińskim, nie jest potrzebny tłumacz przysięgły. Wystarczy inny pracownik, który posługuje się tym językiem i może je przetłumaczyć. Co więcej, jeśli zatrudniana osoba zna język angielski w stopniu komunikatywnym, to dokumenty mogą zostać przygotowane w tym języku.

Opodatkowanie pracowników pochodzących z Ukrainy

W przypadku opodatkowania pracowników pochodzących z Ukrainy, tak naprawdę najważniejsze z punktu widzenia pracodawcy jest rozróżnienie, czy jest to polski czy zagraniczny rezydent podatkowy. Najłatwiej to określić na podstawie certyfikatu rezydencji – dokumentu wydawanego przez ukraińskie władze jednoznacznie potwierdzającego status podatkowy danej osoby. Jednak w czasie wojny pozyskanie prawidłowo przygotowanego certyfikatu jest niezwykle trudne. Rezydencja ma ogromny wpływ na to, w jaki sposób pobierane są zaliczki.

„Osoby z polską rezydencją podatkową, płacą podatki od wszystkich swoich przychodów osiągniętych zarówno na terytorium Polski, jak i zagranicą. Kiedy jednak pracownik nie jest polskim rezydentem podatkowym, będzie opodatkowany tylko od tych przychodów, które uzyskuje w naszym kraju.” – wyjaśnia Paulina Karpińska-Huzior, adwokat i doradca podatkowy  z kancelarii CMS. Jedną z najbardziej istotnych różnic w opodatkowaniu pracownika niebędącego rezydentem, jest stosowanie preferencji: ulga na dziecko czy wspólne rozliczanie z małżonkiem są dla tych osób niedostępne.

Brak certyfikatu rezydencji jeszcze nie oznacza, że całość analizy statusu podatkowego osoby zatrudnionej leży po stronie pracodawcy. Polskie Ministerstwo Finansów umożliwia ukraińskim pracownikom samodzielne złożenie oświadczenia o rezydencji podatkowej. Jednak pracodawca nie jest zobowiązany do badania prawdziwości tego oświadczenia, chyba, że z posiadanych przez  niego informacji wynikają przeciwne ustalenia. Do takich informacji należy przede wszystkim: długość pobytu w Polsce (co najmniej 183 dni, które pracownik musi spędzić w naszym kraju) oraz posiadanie tutaj ośrodka interesów życiowych (rodzina, źródło utrzymania). Jednak w przypadku kiedy pracownik nie dysponuje ani certyfikatem rezydencji ani nie złożył samodzielnie oświadczenia, to firma, która go zatrudnia, powinna przeprowadzić szczegółową analizę statusu podatkowego tej osoby.

Źródło: W&W Consulting

Przeczytaj również: Firmy odczuwają konsekwencje wizerunkowe wypadków przy pracy

Galeria