Nowy staż pracy: sprawdź nowe zasady urlopów i nagród

Nowe przepisy pozwalają uzupełnić pracowniczy staż m.in. o okresy pracy na zlecenie czy prowadzenia własnej działalności. Stosując je w okresie przejściowym, należy pamiętać o różnicy między stażem ogólnym i zakładowym, zasadach ustalania daty nabycia uprawnienia oraz wynikającego z tego początku biegu okresu przedawnienia.

Czytaj także: Kontrola L4 2026: Nowe zasady i surowsze kary za pracę na zasiłku

Ustawa z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423) wprowadziła znaczące zmiany w sposobie ustalania stażu pracy, od którego uzależnione są liczne uprawnienia pracownicze. Dodano nowy art. 302¹ do Kodeksu pracy. Rozszerza on staż pracy o m.in. umowy cywilnoprawne oraz prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej.

Pracodawcy należący do sfery budżetowej mierzą się już z przepisami tzw. ustawy stażowej od stycznia 2026 r. Podmioty prywatne będą musiały je stosować od maja 2026 r.

Zmiany wprowadzone nowelizacją mogą wpływać przede wszystkim na wymiar urlopu wypoczynkowego, wysokość dodatku stażowego czy prawo do nagrody jubileuszowej. Ale mogą one też mieć znaczenie przy nabyciu szczególnych uprawnień, takich jak dodatkowy urlop dla pracowników ze stopniem niepełnosprawności czy wysokość odprawy pośmiertnej. Istotne są ponadto przepisy przejściowe zawarte w art. 6-9 ustawy nowelizującej, które rozstrzygają o momencie nabywania i realizacji konkretnych uprawnień. Należy przy tym wyraźnie zaznaczyć, że przepisy przejściowe art. 6-9 dotyczą pracowników pozostających w zatrudnieniu w chwili rozpoczęcia obowiązywania nowych regulacji. Regulacje przejściowe odnoszą się do określonego wycinka czasowego. Mają one uregulować skutki zdarzeń od wejścia w życie ustawy do daty wskazanej w jej treści. W przypadku omawianej nowelizacji okres ten wynosi 24 miesiące.

W odniesieniu do pracowników zatrudnionych już po wejściu w życie ustawy zastosowanie znajdować będą założenia ogólne wynikające z przepisów Kodeksu pracy w nowym brzmieniu, bez konieczności odwoływania się do mechanizmów przejściowych. Oznacza to, że ich sytuację ocenimy według aktualnych zasad stażu pracy. Nie trzeba przy tym rekonstruować skutków wcześniejszego stanu prawnego.

Nie tylko ustawa

Nowe zasady ustalania stażu pracy przedstawiamy przez pryzmat typowych przypadków dotyczących pracowników zatrudnionych w administracji publicznej. Regulacje są nowe, nie ma utrwalonej linii orzeczniczej, a stanowiska ekspertów pozostają niejednolite, zwłaszcza w odniesieniu do nagród jubileuszowych i skutków przepisów przejściowych. W tej sytuacji punktem odniesienia jest aktualna wykładnia resortowa, wynikająca z wyjaśnień Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Choć nie stanowi ona źródła prawa powszechnie obowiązującego, w praktyce wyznacza kierunek stosowania nowych regulacji.

Nowe zasady stażu pracy należy analizować wraz z przepisami wykonawczymi i zakładowymi. Konkretyzują one sposób nabywania, ustalania oraz wypłaty świadczeń stażowych. Ustawa nowelizująca nie uchyla bowiem ani nie zastępuje dotychczasowych regulacji szczególnych odnoszących się do uprawnień pracowniczych, lecz ingeruje wyłącznie w sposób ustalania stażu pracy jako przesłanki ich nabycia.

Analizę skutków doliczenia nowych okresów do stażu należy przeprowadzić indywidualnie. Przede wszystkim powinna ona uwzględniać przepisy szczególne właściwe dla danego pracodawcy lub grupy zawodowej. Tego rodzaju regulacje mogą wynikać zarówno z aktów wykonawczych, jak i z autonomicznych źródeł prawa pracy. Dla przykładu, w jednostkach samorządu terytorialnego znaczenie mają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r. poz. 1638), określające m.in. zasady nabywania prawa do nagród jubileuszowych i sposób ich wypłaty. Z kolei u innych pracodawców kluczową rolę mogą odgrywać regulaminy wynagradzania, układy zbiorowe pracy czy wewnętrzne regulacje płacowe. Z tego względu przedstawianych przykładów nie należy interpretować w oderwaniu od tych regulacji. Każdorazowo trzeba natomiast odnieść się do przepisów wykonawczych lub zakładowych, które współkształtują zakres realizacji uprawnień stażowych.

Dodatek stażowy

Najbardziej bezpośrednie i relatywnie najmniej sporne zastosowanie praktyczne na gruncie uprawnień o charakterze stażowym ma dodatek za wieloletnią pracę. Jak wynika z art. 6 ustawy nowelizującej w związku z art. 302¹ k.p., doliczenie nowych okresów aktywności zawodowej wpływa na wysokość dodatku stażowego od momentu nabycia uprawnienia, jednak nie wcześniej niż od daty granicznej określonej w przepisach przejściowych – tj. u pracodawców z sektora finansów publicznych od 1 stycznia, a u pozostałych od 1 maja 2026 r.

Przykład: Pracownik urzędu przedłożył w marcu 2026 r. dokumenty potwierdzające dodatkowe okresy aktywności zawodowej wliczane do stażu pracy. Po ich uwzględnieniu okazało się, że na 1 stycznia 2026 r. jego łączny staż pracy wynosił 14 lat, podczas gdy dotychczas przyjmowano 9 lat stażu. Zgodnie z zasadami obowiązującymi u pracodawcy oznacza to przejście z progu dodatku w wysokości 9% do 14% wynagrodzenia zasadniczego. Pracownik nabył prawo do wyższego dodatku od 1 stycznia 2026 r. Pracodawca ma obowiązek wypłacić wyrównanie za okres od tej daty do momentu przeliczenia świadczenia, niezależnie od tego, że dokumenty zostały złożone w późniejszym terminie. Moment ich przedłożenia ma bowiem znaczenie dowodowe, a nie konstytutywne dla powstania prawa.

Przykład: Po przeliczeniu stażu pracownika okazało się, że na 1 stycznia 2026 r. posiadał 14 lat stażu, natomiast kolejny próg stażowy (15 lat) osiągnie w maju 2026 r. W takim przypadku wyrównanie dodatku powinno nastąpić dwuetapowo:

• za okres od 1 stycznia do 31 maja 2026 r. w wysokości odpowiadającej 14% wynagrodzenia,
• od momentu osiągnięcia kolejnego progu stażowego według stawki właściwej dla 15 lat stażu – choć wyrównanie procentowe będzie przysługiwało w tej samej wysokości, to stawka bazowa do jego obliczenia będzie wyższa.

Zasady miesięcznego naliczania i weryfikacji świadczeń

Doliczenie nowych okresów stażu nie zmienia przy tym ogólnych zasad ustalania momentu nabycia prawa do dodatku w ujęciu miesięcznym. W zdecydowanej większości regulacji płacowych – wynikających zarówno z przepisów wykonawczych, jak i regulaminów wynagradzania – przyjmuje się, że jeśli pracownik osiąga kolejny próg stażowy w trakcie miesiąca kalendarzowego, wyższy dodatek za wieloletnią pracę przysługuje mu od pierwszego dnia miesiąca następującego po tym, w którym osiągnął ten próg. Nowelizacja nie ingeruje w tę technikę ustalania świadczenia. Dotyczy ona wyłącznie sposobu obliczania stażu, a nie zasad wypłaty składników wynagrodzenia.

Przykład: Po doliczeniu nowych okresów okazało się, że pracownik urzędu 18 marca 2026 r. osiągnął 15 lat stażu pracy. Zgodnie z regulacjami płacowymi dodatek stażowy w wyższej wysokości będzie mu naliczany od 1 kwietnia 2026 r., a nie od dnia osiągnięcia progu w trakcie miesiąca. Gdyby z przeliczenia wynikało, że wymagany próg stażowy pracownik osiągnął jeszcze przed 1 stycznia 2026 r., to prawo do odpowiednio wyższego dodatku aktualizowałoby się od daty granicznej wskazanej w art. 6 ustawy nowelizującej (od 1 stycznia 2026 r.), z zachowaniem zasad miesięcznego naliczania obowiązujących u danego pracodawcy.

• W praktyce kadrowej omówione zasady oznaczają konieczność ustalenia trzech elementów:
• rzeczywistego stażu pracy na dzień graniczny po doliczeniu nowych okresów,
• progów dodatku stażowego wynikających z regulacji szczególnych lub zakładowych,
• zasad naliczania dodatku w cyklu miesięcznym.

Dopiero łączne uwzględnienie tych czynników pozwala prawidłowo ustalić bieżącą wysokość dodatku. Pozwoli to również wyliczyć wyrównanie należne za okres realizacji uprawnienia zgodnie z przepisami przejściowymi.

Może Cię również zainteresować: Co trzecia ofiara pracuje w przemyśle. Jak ograniczyć liczbę wypadków?

Źródło: PIP